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こんな悩みがありませんか？
・現場の担当者がいないと仕事が回らない
・病気や事故でもフォローできる体制が組めない
・担当者を替えると元に戻してくれとクレームがくる
・新人を短期間に戦力化できない
．．など
この原因は、仕事の属人化です。
解決するには、組織として仕事のやり方を定義した
業務マニュアルの作成が必要となります。
その第一歩が「仕事の標準化」です。
「仕事の標準化」とは
仕事のやり方の組織の標準を決めること。
職場で、
○○業務とか□□作業という言葉で話していても
机を並べて同じ仕事をしていても
人によって仕事のやり方が微妙に違うのです。
・Ａさんのやり方
・Ｂさんのやり方
・Ｃさんのやり方
みんな自分のやり方が最良と思っています。
何が違うのか？
・取り組み方の違い
・やり方の違い
・手順の違い
・習熟度の違い
などから仕事の作業としてのプロセスが違ってきます。
プロセスが違うのですから、得られる結果が違ってきます。
組織としては、
一番、成果を産みだす効率の高い「やり方」を
標準にしようと考えます。
でも、みんな自分の「やり方」が一番いいと思っているので
なかなか標準が決まりません。
問題なのは、声の大きい人の意見になっていくことです。
ありがちです。
優秀で一番成果を上げている人でも
すべての場面で、一番効率的な「やり方」をしている
分けではありません。
理想なのは、みんなの良いところをモザイクのように集めて
組織としての理想の「やり方」を組立てることです。
これに必要なのは
各自が自分の「やり方」を文書化することです。
これが難しい。
普段、文書を書きなれていれば抵抗感が少ないのですが
現場でバリバリやっている人ほど紙に書き出すことは苦手です。
上司から書いてくれと言われても、なかなか手が出せません。
現場で、新人をそばに立たせて
実際に仕事を見せ説明ができるのですが、文書にするのは難しい。
私が、勧めている方法は
最初から完成度の高い完成版をつくろうとしないことです。
１００％の完成度のマニュアルを、効率的に！
と考えると、まず無理です。
だから
まずは、適当に作成する。
あまり手間をかけないで、適当に写真や動画を撮影して
パワーポイントに貼りこんで
簡単なコメントを付けて持ち寄ることです。
まずは、みんながどうやっているか
簡単なすり合わせからやることです。
これを感度か繰り返して
少しづつレベルアップを計るのです。
この作業を進めるということは
「ノウハウの共有化」を考えることです。
現場でやっている作業の何がノウハウなのか浮かびあがります。
でも、このノウハウを浮かび上がらせるところまでが難しい。
このノウハウの片鱗が見えることが必要です。
単純に作業手順を写真に撮ってキャプションを付けてマニュアル
とすることでしたら短時間で作成できますが．．．
これでは、現場発案で改善を進めてマニュアルを成長させ続ける
環境をつくることは難しと考えます。
まずは、適当にやっつけましょう。
これだと精神的はハードルがぐっと下がります。
何べんも没にすることで
だんだんと内容がグレードアップしていきます。
