「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

「現場の知恵」を積上・活用する「考動知図」(こう・どう・ち・ず))

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〒942-0036 新潟県上越市東中島1943-91

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これからの働き方

仕事の「仕組化」定着の効果

図解:仕事の「仕組化」定着の効果

中小企業の中には、
お客様から見て
 「いまどき当たり前だろう」
 「ちゃんとやってよ」
という基本レベルのことができていない場合があります。

担当者が代ったら「もとに戻して!」と
お客様からクレームが来ることがあります。

本人は、「ちゃんとやっている」つもりでも、
お金を払うお客様はシビアです。

できる人と出来ない人の差が大きいのが現実です。

お客様から信頼される仕事が出来ないと
存在することが難しいのがビジネスの現実です。

ビジネスは競争です。
力のある会社は成長し、力の無い会社は消えていきます。
シビアな社会です。

自分のことを考えても、
美味しいラーメン屋さんには行きますが
不味いラーメン屋さんには行きません。

不味いラーメン屋さんの売上が少ないだろうから
誰も、売上に協力しようとは思いません。

問題なのは...
経営者は、「できている!」と思っているが
現場では、「できていない!」ことです。

現場の仕事のやり方、進め方を、現場任せ、担当者任せに
していていて良いのでしょうか?

それも、人によって微妙にやり方進め方が違います。

これでは、いつまでも組織としての職場のレベルは上がりません。

社員を集めて「頑張れ!」というだけでは、
世の中の流れ、スピードに追いつけない時代になりました。

生き残っていくためには、
 ・組織として
 ・現場の実行力を高める方策を
打ち出していくことが必要です。

具体的には!
仕事の仕組み化(標準化・システム化)です。

別の表現をすれば
・個人に依存しないで仕事を進める方法を構築すること
・いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法にすること
とも言えます。

仕事が仕組化(標準化・システム化)されると..

1.ケアレスミスが減る
チェックリストを見ながら作業
「うっかり忘れ」が無くなる

2.頑張らないでもできる
意欲や努力は不要
決められたことを、決められた通りに実行

3.能力に依存しない
誰でも、できる!
突然休んでも、辞めても対処できる

4.悩まないでできる
やることがはっきり書いてある
判断しないで行動できる

5.新人を即戦力化できる
試行錯誤で放っておいて
何年も成長を待たなくてもいい

6.ノウハウが蓄積できる
「仕組み」現場の知恵を蓄積する土台
現場の「ノウハウ」を蓄積しやすくなる

この結果
期待した成果を安定して生み出せるようになります。

良い事ずくめです。

でも、問題は「どうやって、そこまで行くか」です。

本気で取り組まないとできません。

大きな障害は

・仕事の属人化
優秀な個人に頼りすぎていることから発生します

 仕組み化しよう標準化しようとすると
 優秀な人が反対します
 誰のやり方を採用するかということでもめます
 自分のやり方を教えたくないと言う人も出ます

・考えて書く
仕事を具体的に書出す習慣がありません

 仕組み化・標準化で最も重要なことは作業を書出すことです
 仕事を具体的な作業に分解して、名前を付けて
 どのタイミングでスタート・エンドで
 誰から受け取って、誰に・どう渡す..
 注意点やコツ、などなど..      
 簡単そうで、普段考えて書いていない人には難しい
 上から言われたから書きましたレベルでは使えません
 仕事を知らない人が、それを見て仕事ができるようにならないと
 ..意味が無いんです。

これからは、どんな業種も
この仕組み化(標準化・システム化)の必要性は増すと考えます。

論理的に考える力が仕事の土台

論理的に考える力が仕事の土台

 

仕事の現場で、
何か、「困った現状」が発生した時に、
論理的に考えて対策しているでしょうか?

必要なことは、

  ●今を見据えて現状把握
   現在の状態は、どうなっているのか?

  ●過去に遡って原因分析
   因果関係から、原因を究明する!

  ●未来を目指し課題設計
   目標を実現するためのロードマップを描く

と考えます。

これに必要なこととは、何でしょうか?

1.人の話を理解する
2.事実を整理する
3.自分の考えをまとめる
4.自分の意見を伝える

この4つの基本的な素養です。

でも、この基本的なことが難しい。

1.人の話を理解する
 
  簡単そうですが...
   ・依頼したことを理解してないよね
   ・そう言ったつもりじゃないんだけど
  など、言ったこと・言われたことありませんか?

  「口で言っているコト ≠ 心で望んでいること」
  これを理解することが難しい。

2.事実を整理する

  これも難しい…
   ・そこ本質じゃないよね
   ・見た目はきれいだが、役に立たない
  など..

  見えの前に、見える状態しか理解できないと
  問題発生の本当の原因が分かりません。
 分からない状態で整理しまとめても役に立ちません。

3.自分の考えをまとめる

  自分の考えをまとめるというと簡単そうですが
   ・それで解決できるの
   ・話が飛躍し過ぎじゃないか
  など..

  役たたない考えをまとめても意味がない。
  価値ある発案をして、
  問題を解決する道筋を設計できていないと意味がない。
 

4.自分の意見を伝える

  良い考えを持っていても、伝わらないと意味がない。
   ・結局、どうして欲しいの
   ・もっと分かりやすい企画書にならないか
  など..

  企画書・提案書などをしっかり作って
  プレゼンすることが求められますが..
  自分の考えを分かりやすく伝えることが必要。

これら状況を改善するには
5つの「力(スキル)」を身につけることが必要です。

 1.受信力:発言の言葉に惑わされず、真意を読み解く
 2.分析力:問題を構造で理解し、真因を探りだす
 3.企画力:正しく目的を掴み、価値あるアイデアを企てる
 4.設計力:目標実現の道筋を設計する
 5.伝達力:提案やプレゼンの表現力を高める

この5つの「力(スキル)」は、論理思考を土台としています。

現場では、日々問題が発生します。
解決し続けることが仕事です。

ネット社会になって、問題は複雑になり見えにくくなりました。

「できる人」は、論理思考を基礎に
過去に蓄積した知恵を材料に未知の問題に取組んで
最適解・納得解を導き出します。

論理思考というと難しそうですが基本の「型」や「コツ」があり、
練習と蓄積よって誰でも確実に高めることができる能力です。

「型」、「コツ」を事例をもとに理解することで、
現場で「気づき・考え・工夫した」ことを蓄積することで
問題解決力を高めることができます。

日々の現場で「蓄積」をして行くことで、
問題解決力を高めていくことを目指しましょう。

論理思考は仕事の基礎となる「力」

図解:論理思考は仕事の基礎となる「力」

論理思考は仕事の基礎となる「力」

変化の激しい時代では知識だけが必要な仕事は、
やがてAIに置き換わると言われています。

そのとき求められるのは、
限られた情報をもとに精度の高い解決方針を打ち出すこと。

そして、他の人と協力して問題を
解決することが「できる人」です。
そこで必要な「力」が論理思考です。

論理思考ができていないと、
顧客や上司にこんなことを言われます。

 ・依頼したこと理解してないよね
 ・そこ本質じゃないよね
 ・それで解決できるの
 ・話が飛躍し過ぎじゃないか
 ・結局、どうして欲しいの
 ・もっと分かりやすい企画書にならない

取引先の営業マンや部下に
言ったことがある方も多いと思います。

この状況を改善するには
5つの「力(スキル)」を身につけることが必要です。

 1.受信力:相手の発言の言葉に惑わされず真意を読み解く
 2.分析力:困った問題を冷静に対処して発生の真因を探りだす
 3.企画力:目的を掴んで価値あるアイデアを企てる
 4.設計力:過去の因果関係を使って目標実現の道筋を設計する
 5.伝達力:相手の納得を得る提案やプレゼンの表現力をつける

この「力(スキル)」の基礎となるのが論理思考です。

現場では、日々問題が発生します。
解決し続けることが仕事です。

ネット社会になって、問題は複雑になり見えにくくなりました。

「できる人」は、
論理思考を基礎に過去に蓄積した知恵を材料に
未知の問題に取組んで最適解・納得解を導き出します。

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■ あなたは稼ぐ人・安い人・余る人?
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講座テーマ
<現場担当者向けセミナー>
図解の論理思考で現場思考力を高める
~「あなたは稼ぐ人・安い人・余る人?」稼ぐ人で会社に貢献するノウハウ~
●日時 2019年7月22日(月) 10:30-16:30
●会場 [東京・船堀]タワーホール船堀3階302会議室

申込・詳細ページ
https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC190722.php

あなたの中ダイヤの原石

図解:あなたの中ダイヤの原石

あなたの中ダイヤの原石

自分の大切な経験を無駄にしていませんか?

話しを聞くと、いいな~と思える経験や裏図ける実績があるのに、
それを活かせていない人がたくさんいます。
大切な経験を若い人に教えて欲しいと思います。

でも、それができない。

お酒の席で、自慢話や武勇伝としては話せても
経験から得た「知恵」を、「知の商品」にできていないのです。

もったいないです。

お酒の席で長時間、積極的に聞き出せば出てきますが、
相手の求めている問題解決の手法として
「こうやれば良いよ!」とアドバイスできません。

言っている本人は、アドバイスしたつもりですが
聞いている方は、説教に聞こえたり
老いの繰り言..のように聞こえたりします。

欲しい人に、欲しいカタチにして提供できていません。

本当は、あります。
長く一生懸命やってきた人にはあります。

失敗を解決した経験があり
悩みを克服したことがあります。

それは、これから様々な経験をする若い人に
役に立つことです。

管理職であった人なら
部下や後輩に教えた経験もあります。
喜ばれた経験もあります。

でも、それらを他の会社、他の業界で役に立つような
「知恵」にして蓄積していません。

すごくもったいないです。

若い人なら、これからの日々の中で
自分の経験を「知恵」として書き溜めませんか!

年配者なら、これまでの経験を想いだしながら
どんな人に・どう教えたら喜ばれるかを考えて
書出していきませんか!

積上げていないと..
定年後にまったく違う職業に就くことになります。

それは、それでいいと思いますが、
長くやってきたことで社会に貢献できたらと思います。

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■ 図解パターン練習講座 2018年2月2日(金) [東京・神田]
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  講座テーマ「図解パターン練習講座」

 ~図解パターンを活用する方法・練習~
 <図解パターンを使ったパワーポイント(PPT)提供>

■日時・会場・受講料
 ●日時 2018年2月2日(金) 
   開場 18:30
   講座 19:00-21:30 (2.5時間)
 ●会場 ちよだプラットフォームスクウェア
    〒101-0054 千代田区神田錦町3-21
     http://www.yamori.jp/access/

 詳細 http://www.teoria.co.jp/90semi/semi03/index.html

自社商品の可能性を広げよう

図解:商品は基本機能(モノ商品)とサービスの複合体

 

メーカーから仕入れた商品を、そのまま売っていませんか?

例えば、事務用品なら..
プリンター用紙、付箋、封筒
ハサミ、ホチキス、ノリ…などなど

メーカーから仕入れた商品なので
どのお店から買っても価値は同じです。

これを、どう売ろうか努力すると
 ・ユーチューブを使って
 ・ブログで紹介して
 ・フェイスブック、ツイッターで広げて
 ・良さを分かりやすく小冊子にまとめて
「買ってください」と売込ことになります。

誰から買っても同じ価値の商品を
売込むのですから..

価格の安さで勝負するしかなくなる!

安売りは、体力勝負になります。
資本力の小さな会社では仕入れ価格にも限界があり
長く続けることができません。

アスクルは
メーカーから仕入れた事務用品を
 
   商品= 事務用品
      + サービス(翌日配達「明日来る」)

 
として商品化したことで成功しました。

扱っている事務用品は、メーカーから仕入れた商品です。
特別な物ではありません。

  翌日配達「明日来る」

というサービスを付けたことで違いを打ち出せました。

では、
アスクルと同じ配達サービス付きを打ちだした会社との
競合に勝つにはどうしたらいいでしょうか?

もう一歩の違いを打ち出した会社があります。

ある文具店では
「書類整理のコンサルタント」として
 ・書類整理セミナー
 ・オフィス見学会
を加えて差別化を計りました。

ここで、会社の運営を上手く進めるための
事務用品の活用法をコンサルすすのです。

このコンサルを受けた会社は
当然のように、事務用品を買ってくれます。

これには、安くしますからという売り込みは必要ありません。

サービスを充実させることで、
 ・安売り競争から抜け出す
 ・新しい可能性を見出す
ことができました。

メーカーから仕入れた商品を、「どう売ろうか!」と
苦しい努力を続けていませんか?

サービスを充実させることで、差別化を計ることが必要です。

「商品は基本機能とサービスの複合体」なのです。

「もっと考えて仕事をしろ!」の効果は?

図解:「もっと考えて仕事をしろ!」の効果は?

「もっと考えて仕事をしろ!」の効果は?

部下に、「もっと考えて仕事をしろ!」と
言ったことは、ありませんか?
上司に、言われたことはありませんか?

上司が部下に求めるのは
・指示を待つのではなく
・自分事として気がついて
・どうなったら成果がでるか、自分で考えて
・自発的に、行動して
・上司の期待する成果を出す
ということです。

上司は、部下に対して期待していますが、
その期待に応えてくれないと悩み、
この言葉になっています。

立場を変えて、部下から考えると
まったく意味が変わります。

部下の立場では

●何を考えるのかわからない
目の前の作業指示ばかりされているので
何を考えたら良いのか?
会社の理念も目標も知らされていないんです。

●考える材料がない
自分の担当の作業の部分しか知らないので
考えるために必要な情報がありません。
前工程・後工程に興味を持っても「黙ってやれ!」と..

●考える必要性を感じない
目の前の作業を指示さるだけ、
指示が違っていても理不尽に叱られるばかりの毎日
自分で考えるという意欲がわかない、意味が分からないのです。

●考えた経験がない
これまで考えて行動したことがない
何を・どう考えるのか?..知らない。
だって「余計なことは、考えるな!」と言われています。

●ブレーキ経験がある
以前、自分で考えて行動したら...
「指示されたことを、やっていれば善いんだ!」と
きつく叱られた経験があるのです。

というような実情があります。

上司の期待通りにならない、
さまざまな原因があるのです。
・考えない原因
・考えられない原因
・効果的なアイデアを出せない原因
があります。

上司の期待する結果が出ないので、
考えていないと思われてしまうのです。

社員は、やる気が無いのでしょうか?

本当は、やる気があるのですが
そのやる気を、どう発揮したらいいかわからないのです。

やる気の発揮の仕方を整備することが必要です。

お店のスタッフは、現場で考えて改善していますか?
・何を、考えれば良いのか?
・どう、考えれば良いのか?
・それを、どのように活用するのか?
ということを具体的に理解する必要があります。

頑張っている人は、現場に立てば「気づき」がたくさんあります。
それを、組織の財産にすることで
会社やお店の競争力を高めることができます。

そのために「現場の知恵」を蓄積することが必要です。

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■ <マネージャー向けセミナー>「現場の知恵」で競争力を高める方法
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<マネージャー向けセミナー>
「現場の知恵」で競争力を高める方法
~メンバーの「気づき・考え・工夫」を共有するマネジメント手法~

●日時 2019年5月21日(火) 10:30-16:30
●会場 [東京・京急蒲田]大田区産業プラザ

詳細→ https://johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC190508.php

勤務中の無駄時間、把握していますか!

図解:勤務時間の「人の働き方」分析が必要!

勤務中の無駄時間、把握していますか!

仕事には3つの時間があります
 ●価値を生む時間
 ●準備する時間
 ●無駄な時間

の3つです。

●価値を生む時間は、
価値を生む作業行動をする時間です。
例えば、
 営業の商談をする時間、接客する時間
 プレゼンする時間、プレゼンの企画する時間
 ..などなど
相手があり
相手が、その価値に対価を支払ってくる対象です。

●準備する時間は、
価値を生む作業行動を支える時間です。
例えば、
 資料を集める、資料を整理する
 客先に移動する、プレゼン機器の設置などの準備をする
 ..などなど
短時間で手早くやりたい
システムやツールで効率化あを考える対象です。

●無駄な時間
特に、価値を生む作業、準備する作業につながらない時間です。
例えば、
 資料を集めるが、どこにやったか分からなくなり資料を探す時間
 お昼休みについ喫茶店に長居をして戻りが送れた
 無駄なメールや電話で時間をつぶした 
 ..などなど
できるだけ少なくしたい、無くしたい時間です。
相手のある仕事では、急なアポ変更などがあり待ち時間も出てきます。

ここで問題なのは..

Aさん、Bさん、Cさんが同じ職場で同じ仕事をしていても
この3つの割合は違います。

当然、生み出す成果も違います。

これからは、誰でも、どんな立場でも
 ・会社員でも
 ・フリーでも
仕事の成果を厳しく求められます。
成果が上がらなければ、続けることができません。

仕事を単純に活動時間のコントロールとして捉え
Aさん、Bさん、Cさんの行動の違いを正しく把握せず
単純に残業時間を無くせと言っても効果は出ません。

それぞれ、どんな内容にどんな作業行動をしているか
把握することが必要です。

成果を上げるために勤務時間をどう使うか?
「人の働き方」の分析をやってみませんか!

顧客サービスについての2つの間違い

図解:顧客サービスについての2つの間違い

顧客サービスについての2つの間違い

店頭で接客サービスしているスタッフの地位は高いですか?

店長やスーパバイザにも、
 ・現場の出来事の話や
 ・お客様の話が
職場のチームとしてでていますか?

上司の指示を、一方的に聴くだけ、
言われた指示に、何も考えないで従うだけ、
という関係になっていませんか?

店頭で接客してくれる人は
 ・お店の顔
 ・会社の顔
です。

接客サービスが悪いとお店の印象が大きく下がります。

いやなことがあればクレームがきます。
でも、クレームは嬉しいことです。
何も言わないで、二度とこないお客様がいます。

それが、一番もったいないです。

お店に、お客様がついてくれる理由の多くは
店頭で接客サービスしている店員のおかげです。

でも、多くの職場がこんな意識で動かされています。

1.生産管理の手法でコントロールしようする

  人は機械ではありません。
  お客様も機械ではありません。
  現場を良く知らない人が、頭の中だけで考えたことを
  現場に無理強いして「上手く行かないと..」
  現場の責任にする
  
  これでは上手く行きません。

2.「サービスは下々のやること」という意識

  現場を一段低く見ている管理職を見かけます。
  現場を下に見ているから現場の情報が上がりません。
  教育・訓練だと言っても押し付けになります。
  若い事務の女性の電話応対はしっかりしていても
  電話に出るなんて俺の仕事じゃないと考えている
  年配の管理職の恥ずかしい電話応対があったりします。

  教育する相手が逆だったりします。

上手く行かない店頭には
この2つのような意識の間違いがあります。

一度、現場とスタッフ部門を見直してみませんか!

「考える仕事」を放棄して作業に逃込んでいないか?

図解:現場で「考える仕事」の比重が高まってきた

「考える仕事」を放棄して作業に逃込んでいないか?

私は、若いときに何度か転職しました。
新しい会社に入るたびに「早く仕事を覚えよう」と
いつも考えていました。

誰でも、このように

新人で会社に入ったら
「早く仕事を覚えよう!」と考えます。

翌年に後輩が入ってきたら
「早く仕事を覚えてもらおう!」と考えます。

数年たち職場のリーダーになると
「いかに、新人を育成するか!」がテーマになります。

誰でも、「仕事は、覚えるもの」と
考えているのではないでしょうか。

現場の仕事には
間違いなく「覚える仕事」があります。

「覚える仕事」とは
 ・成果のでる手順
 ・上手くやる方法
を覚えて、習熟度を高めて
行動して成果を出すことです。

新人教育では
「覚える仕事」を教えることで
早く成果を出せるようにすることです。

精神論も大切ですが
成果につながる行動を教えることが重要です。

でも、
覚えたこと、指示されたことだけを
一生懸命やっただけでは、高い評価は得られません。

「覚える仕事」の習熟度を高めて
期待した成果を出せるようになった上で、
「覚えた仕事のやり方」を土台に
どんどん改善のアイデアを出して
・成果のでる手順
・上手くやる方法
改善し続けることが求められています。

これが「PDCA」です。

昔は、現場の担当者は上司の指示に従って
作業していけば良かったんです。

上手くいかなければ
・上司の指示が..
・会社の仕組みが..
・組織の文化が..
・社員教育もしてくれない..
などと赤ちょうちんで愚痴を言っていても通用しました。

でも、これからは
現場にも「考える仕事」が要求される比率が高まっています。

その期待に応えられないと..
どんどん単純作業に追い込まれ
安い給料で長時間労働を強いられ
最後は解雇へ..

では、
管理職は、どうでしょうか?

現場が決められた通りに動いているか?
それだけを管理・監督するだけで
管理職の仕事を全うしたことになるでしょうか?

管理職の大きな役割は
成果を生み出す
・成果のでる手順
・上手くやる方法
を現場の改善を超えた範囲で変えていくことです。

これについては
組織学者アージリスは
「シングルループ学習・ダブルループ学習」
という言葉で定義しています。

シングルループ学習とは、
すでに備えている考え方や行動の枠組みによって
現場の問題解決を計っていくこと。
現場で改善していくやりかたです。

ダブルループ学習とは、
従来の事業の枠組みを捨てて
新しい考え方や行動の枠組みを取り込むこと。
経営者・管理職が改革していくやり方です。

神田昌典氏は
メルマガ、「仕事のヒント」神田昌典365日語録の中で

事業の方程式が収入を決める。
そして借金の額も決める。

と言われています。

「考える仕事」は、
成果を生み出す仕事のメカニズムを
どんどん変えていくことです。

でも、率先垂範と言いながら
現場の作業に逃げ込んでいないでしょうか?

「考える仕事」は簡単に成果が見えません。
3日間こもって考えても
いいアイデアが出ない場合も多いです。

だから「現場の仕事が忙しい」と言って
現場の作業に逃込めば、自分が頑張った結果が見えます。
これだけ仕事が進んだという手応えを感じられます。
自分にも他人にも言い訳ができます。

でも、「考える仕事」で得られるはずの
仕事の改革は遠のきます。

社会の変化によって
昨日と同じことをやっていては
だんだんじり貧になります。

管理・監督しかしてこなかった人は
「今までのやり方で、もっと・もっと..」と
長時間労働や量をこなす改善策しか出せません。

昔なら、それでも何とか生き残っていけたでしょうが
これからは無理です。

経営には、この2つが必要です。

●経:考える仕事
どう行動すれば成果がでるか考える
経典の「経」、考えたことを書き記したもの
戦略

●営:行動する仕事
行動して成果を出すこと
運営の「営」、営む・オペレーション
戦術・戦闘

戦略の失敗は現場ではフォローできません。
逆に戦略が素晴らしくても現場がダメだと成果は出ません。

「考える仕事」、「行動する仕事」は
どちらも重要です。

マニュアル制作のコスト構造

図解:マニュアル制作のコスト構造


 

よく
「マニュアルって、いくらくらいでできますか?」
と聞かれます。

マニュアル制作費を見積もって欲しい..
 ・分かりやすくて
 ・現場で改善できて
 ・早く安く創って欲しい
 ・いくら位でやってもらえますか?
ということです。

でも、簡単には見積れないんです。

例えば..
自動販売機にお金を入れると缶コーヒーが出てきます。

これと同じ構造なら簡単に見積できるのですが、
依頼してくださる会社の状況によって、
大きく
 ・難易度
 ・制作時間
 ・アフターフォロー

が変わってきます。

私自身が、対面して状況を聞きながら
どのくらいかかるかじっくり取材して
どのような内容で、どの程度のものを、どのくらいの工期で
ということを確認できればいいのですが。

なかなかそうは行きません。

コスト構造を簡単にまとめてみました。

マニュアルを作成するコストは
 1.マニュアル制作(写真・動画・図解などで分かりやすく表現する)
 2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す、具体的に定義する)
 3.仕事の標準化(会社としての統一、誰がやっても同じ成果が出せる)

の3つのコストがかかります。

1.マニュアル制作(写真・動画・図解などで分かりやすく表現する)

仕事を体系化し
 ・作業の手順
 ・作業の方法
を具体化して分かりやすく表現することです。

紙媒体や電子媒体など、利用場面を想定して
多様な使い方ができるようにする必要があります。

難しいのは
 ・仕事を、具体的作業に分割し整理・体系化すること
 ・仕事を、新人でも誤解なく理解できる表現
です。

図解は、この整理・体系化と分かりやすさに役に立てます。

2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す、具体的に定義する)

このマニュアル制作を効率的に進めるために必要なことは、
現場の仕事を分かりやすく
 ・メモ:普段使っている言葉でどんどん書出す
 ・写真:言葉で表現しにくい部分を写真で補足
することです。

この作業を、
依頼元の会社でやるか・やらないかで
大きくマニュアル制作会社での作業量が変わります。

制作会社に頼んだからと、まったくやらないと、
制作会社が、現場にはいってすべてを取材する必要があります。

これは、大きなコストとなって依頼会社に返ってきます。

3.仕事の標準化(会社としての統一、誰がやっても同じ成果が出せる)

ここで、もっと大きなコストがあります。

現場に入って仕事のやり方を取材すると
同じ仕事をしているのに
人によって、少しづつ違いがあるということを発見します。

マニュアルは、会社が組織として
どう成果を生み出すメカニズムを共有することがテーマです。

違いがあるので、どちらかを選んで統一すればいいのですが、
簡単に、Aさん方式、Bさん方式を選ぶことができません。

全て片方が良いわけではなく、良い部分も・効率の悪い分も
あるので見比べ、検証しながら調整していくことが必要です。

この作業が、結構たいへんです。
感情が入るので、やり方を採用されない側の抵抗もあります。
解決には、時間が掛かる場合も多いのが現実です。

でも、これをガラス張りでしっかりやらないと、
マニュアルという厚いファイルはできたが、誰も納得していないので
使われずに終わるという最悪の事態にもつながります。

マニュアル制作には、大枠で
この3つのコストがかかるのです。

「マニュアルって、いくらくらいでできますか?」

この問いに、答えるには
3つのコスト構造を理解する必要があります。

この図解の
 A < B < C < D < E < F の順でコストが変わってきます。

マニュアルを安く早く創りたい依頼会社は
図解で示している「A」で発注することです。

自社で「何も考えない・書かない」で発注すると
 ・どれだけ時間がかかるのか?
 ・確認して調整することが必要なのか?
受注側は見えません。
見えないモノには、安全度を高めた見積しかできません。
当然、高くなります。

発注する場合には、A~Fのどこで
依頼するのか決めて見積依頼されることをお勧めします。

それと..
マニュアル作成の最も重要なことがあります。

マニュアルというと
社員をロボット化して作業効率を上げるというように
マイナス面のイメージが大きいのですがそれは間違いです。

変化の激しい時代には
現場の担当者が、変化に気がつきます。
その「気づき」を材料に
成果を生み出す仕事の仕組みをどんどん変える
それが必要です。

現場から離れたところで、現場を理解しないで
「こうやるべき!」と作成したマニュアルでは
役に立ちません。

役に立たないのは現場がすぐに分かります。

でも、上からの指示には反論できないので
「分かりました」と受け取って
使っているようなふりをするしかありません。

これだと、現場のみんなの「頭」を活かせません。

現場で考えて、仕事の仕組みを変えて、
結果を実感し、変化に対応していく
「PDCA」を現場でやる。

その基盤が、現場のみんなで作成したマニュアル!

みんな作成し、みんなで改善し続ける。
ボトムアップで改善していく土台として
成長し続けるマニュアルを考えてみることが必要です。