「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

「現場の知恵」を積上・活用する「考動知図」(こう・どう・ち・ず))

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仕事の標準化が会社を変える

図解:仕事の標準化が会社を変える

仕事の標準化とは何でしょうか?

誰が、いつやっても同じ手順で作業を進めて
期待した成果を安定的に生み出す仕組みです。

ベテランが少なく若手や非正規社員で構成された職場も
多くなっていますので、仕事の標準化が大きな課題になっています。

標準化で得られる効果は

1.やるべきことが見える
  指示しなくても成果のでる行動ができる

2.属人化の弊害を防ぐ
  スター社員に依存しなくてもいい

3.新人を即戦力化できる
  新人教育をコントロール短期間で一人前に

4.成長のロードマップ
  仕事の学び・成長の道筋が「ある・見える」

5.俯瞰して役割を理解
  仕事の全体を知って今の動きを考えられる

6.仕事への自信と業績安定
  誰でも一定の成果を上げられる

7.情報を共有し議論できる
  考える土台・情報があり改善提案が出せる

8.会社の成長に貢献できる
  自ら考えて行動する文化が根付いていく

標準化の分かりやすい例としては

水道栓(蛇口)の止水方法(上げ下げ)がメーカーによって違っていました。
A社は、レバーを下げると水が出て、上げると止まるのに対して、
B社は、はこれとは真逆でした。
これは社会的にリスクになりかねない事象とも言えます。
現在は、下げて止まるという方式が国際標準・国内標準化して統一されています。

このようなちょっとした違いは、仕事の現場にもあります。
同じ仕事をしていてもA係長の仕事のやり方とB係長のやり方が
少しづつ違うということがよくあります。

同じ係内で仕事をしているのであれば問題ありませんが、
移動があったり、組織を超えたプロジェクトの場合には
暗黙の「仕事のやり方」の違いが
 ・意思疎通を困難にし
 ・仕事の手戻り、二度手間
 ・つまらないミス
などが発生します。

その都度、精神論でしっかりとか慎重にとか報・連・相と言っても
あまり意味がありません。
再発します。
そして、精神論の繰り返しです。

誰もが、仕事の現場で自分の100%、120%で考え行動する
ことはできません。
時にはできても、常には無理です。

仕事の標準化は、精神的に無理をしなくても
一定の成果を上げ続ける仕事のやり方を 
 ・環境つくり
 ・ツールつくり
を土台に進めるモノです。

「PowerPointを禁止するべき理由」の図解手順

図解:「PowerPointを禁止するべき理由」の図解手順

プレゼン資料作成でPowerPointを禁止する会社があるようです..

それも大手企業で!なぜでしょうか?
どんな理由なの?これをテーマに考えました。

実は、ある本で「パワーポイントがダメな理由」この言葉を見つけたんです。

まずは、ネットで情報収集です。
潤沢な情報が、企画や提案の基礎です。

「パワーポイントがダメな理由」で検索すると..

たくさん出てきます。

●GIGAZINE
 「PowerPointを禁止するべき理由」をPowerPointで解説
 https://gigazine.net/news/20150528-ban-powerpoint/
 
●文春オンライン
 なぜアマゾンは社内プレゼンで「パワポ」の使用を禁止しているのか
 https://bunshun.jp/articles/-/15306
 
●東洋経済オンライン
 「アマゾンの会議」でパワポ資料がNGな理由
 ジェフ・ベゾスが気づいた「箇条書き」の盲点
 https://toyokeizai.net/articles/-/373229
 
●PRESIDENT Online
 パワポで資料を作り出す人は必ず失敗する
 8割までは「手書き」で作り込もう
 https://president.jp/articles/-/24420?page=1
 
●ライブドアニュース
 パワーポイントは禁止にした方がいい!?
 https://news.livedoor.com/article/detail/11028237/
 
●citrus(シトラス)「カジュアルに知性をアップデート」
 パワーポイント使用を禁止する会社が増えている理由
 https://citrus-net.jp/article/387
 
●All About,
 パワーポイント使用を禁止する会社が増えている理由
 https://news.allabout.co.jp/articles/d/88444/

このWEBページを理由となる言葉を拾い集めます。
具体的には、コピーしてメモ帳にペーストします。

そして、それらを整理すると以下のように3分類されます。

・スライドが簡素化され過ぎ
・簡単にプレゼン資料が作れるので手抜きの報告書
・「やっつけ仕事」での資料作成が可能(箇条書き資料は、作成が容易)
・箇条書きだと、行間を読むことによる、人による解釈の違いが生まれる
・会議後に、内容を事細かに思い出すことはできない
・会議に参加していない他者がその資料を見たときに、理解が出来ない
・全体の構成や論理を考えず、ひたすら箇条書きが連なっていくと分かりにくい
・対話や討論が行いづらいことによる「学習機会の損失」
・要点だけを箇条書きにして詳細は口頭だけ(後から見ても分からない)
・具体性がなく、何を提案したいのかよくわからない
・ヌケやモレも発生しがち
・スライドは一見わかりやすく思うが、簡素化され過ぎていたり、
 抽象化されていたりして、読み解くことに時間がかかったり、誤解を招いたりする。
・図表や箇条書きでまとめると、自分の思考を深めることにつながらない。
・同じく思考が深まらないので、対話や討論が行いづらい。
・「正確に伝わらない」・「思考の深化が図れない」・「論議しづらい」

・手の込んだ紙芝居のようなビジュアルに惑わされる
・みてくれに時間をかける(グラフなどを多用、アニメーションなど)
・「本質的でない細かい作業」に時間をかけてしまう(フォント、図表の美しさ)
・資料の見た目がキレイさで「デキる人の資料」を狙っている
・見た目をキレイにする作業に時間をかけすぎる
・「作成に時間がかかる(効率が悪い)」
・大げさなグラフィックやテキストが盛りだくさんの資料は見ていて疲れます
・演出の多い資料は、見映えはよいけど分かりにくいことが多い気がする
・出来上がったもんを第三者が見ると、中身がスカスカなんだよね
・資料の中身よりも見栄えを良くするためにアニメーションを入れろなどと要望され
 作業時間ばかりかかります

・作成途中で「やっぱり、こうしよう」と思ったときに、やり直しが大変
・パソコン上でのやり直しは、かなり時間がかかる
 それに比べれば、手書きでのやり直しは手間がかからない
・まずは作業効率。やっぱり作成に時間がかかる

これを考える材料としての出発点にします。

パワポで組立てを試しながら、だんだんと完成度の高い図解にしていきます。

手順は、ユーチューブにアップしています。
 【図解練習】
  図解の「構造トレース」PowerPointを禁止するべき理由
  https://youtu.be/UTfOGJzQGKo

今回は、表示した図解で、一応の完成としています。

まだ、改良の余地はありますが
これを出発点にして、人に見せ反応を確認し
半年後、1年後などに、時々眺めて修正を加えていきます。

するとだんだんと、新たな図解コンテンツが出来上がっていきます。

図解していて考えるに

パワポに責任はありません。
単なるツールなのに...

パワポに図解を入れれば内容は深化します。

それに、アニメーションやフォント・グラフににこだわらなければ
時間もかかりまん。

パワポを悪者にしないで欲しいと思います。

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手順は、ユーチューブにアップしています。
 【図解練習】
  図解の「構造トレース」PowerPointを禁止するべき理由
https://youtu.be/UTfOGJzQGKo

「仕事の属人化」の問題

図解:「仕事の属人化」の問題

こんな問題で悩んでいませんか?

 ・優秀な人の知識や経験を伝承できない
 ・担当者によって、仕事品質の差が大きい
 ・新人を即戦力化することが出来ない
 ・優秀な社員に頼らないと、仕事を回して行けない
 ・つまらないトラブルが何回も繰り返される
 ・会社を、何年やってきても「優秀な人が欲しい」と悩む
 ・後継者へ上手く事業を引継ぐことが難しい

これらが発生する原因は一つです。

社員が、自分の頭の中にある知識や経験に従って仕事をしているからです。
だから、優秀な人は高い成果をあげ。
普通の人は、それなりの成果しか上げられないのです。

これを

 「仕事の属人化」

と言います。

「仕事の属人化」の事業運営の特徴は

  1.業績の個人差が大きい
    「優秀社員・普通社員」の実力差が大きい
 
  2.組織として教育をコントロールできない
    新人に教える内容が担当によって違う

  3.仕事品質に個人差がある
    仕事のやり方が、少しづつみんな違う

  4.いつまでも組織知が高まらない
    仕事のノウハウは個人に頭の中

要するに

 「仕事の標準化」ができていない

これにつきます。

「属人化」された会社では
Aさんの頭の中と、Bさんの頭の中にあることが違い
それぞれが独自で仕事に取り組んでいるのが現実です。

その結果、
優秀な人が辞めたら
現場の仕事のノウハウが無くなってしまいます。

仕事のノウハウは
 ・問題にぶつかり
 ・会社がコストを負担し
 ・誰かが解決に奔走し
 ・誰かが「ノウハウ」を得る
こうやって積み上がります。

誰かの頭の中に入っている「現場のノウハウ」は
会社がコスト負担したものです。

これが簡単に失われてしまうのです。
もったいない。

トヨタは、すべて文書化されているそうです。
改善は、その文書の書き換えや追加とのこと。
これは、組織の知恵。
改善することで、どんどん成長していきます。

だから、組織の知恵を
どんどん成長させることが出来るのです。

間違いなく、これが大企業になった理由だと思います。

主題は、理解する土台を決める

図解:主題は、理解する土台を決める

図解でも、文章でも主題(タイトル」)は重要です。

これは、その文書の内容を一言で表現したものです。

読み手は

1.主題(タイトル)を読む

まず主題を理解します。

理解に必要なことは
「主題(タイトル)が明確か?」ということです。
 ・明快な言葉の定義
 ・意味ある主張
になっている必要があります。

ここで「読む価値あり」とならないと読んでもらえません。

2.何が書いてあるか仮説を立てる

自分の知識・経験を探します。
関連情報があるか考えます。
これが、内容を理解する土台となります。

まったく知らないことだと心理的なブレーキがかかります。

3.内容を読む

構造から内容を追い掛けます。
そして、知っている情報を比較して理解します。

理解に必要なことは
 ・内容の完成度は?
 ・主題と内容の整合性は?
この2つが大きな問題です。

4.理解する

問題なのは「主題≠内容」の時です。
混乱します。

書いてある内容の一部には共感できたとしても
その文書の価値を認めてもらうことはできません。

この主題と内容の関係は、文章でも図解でも同じです。

営業マンの能力が原因のすべて??

図解:営業マンの能力が原因のすべて?

私が、仕事を図解しようと考えたキッカケの図解を紹介します。

もう、20数年前と思います。

SEとして販売管理や顧客管理のシステム導入の打ち合わに
40名ほどの会社に、出入りしていました。

その時に、遭遇しました。

ある営業マンが、地方の顧客からクレームの電話を受けていました。

顧客の言い分は
  営業マンから説明を受けていない
  聞いた話と違う

というものです。

営業マンとしては
  ちゃんと説明しました
  納得してもらったはず、なの今さら??

と…

ですが、顧客の怒りは
  「上司に代われ、社長を出せ!」
とだんだんエスカレートします。

まあ、社長が電話に出て、納得してもらい
そのクレームはおさまったのですが...

その後の出来事に、ショックを受けました。

上司は、
若い営業マンの説明の仕方が悪いので
クレームが来たと思っています。

若い営業マンは、
運悪く悪いお客に当たったとか、
自分の説明も悪かったと思っています。

そして、解決策は.. 
 「以後、気を付けます」

気を付けると言っても、
具体的な対策は何もありません。

だから、同じようなトラブルが繰り返されました。

私が感じたのは「もったいない!」です。
みんな一生懸命なのに、それが活かされていない。

その会社は、新規事業として立ち上げて4年ほどの会社でした。
業績が上がり始めて1年半ほどでした。

どんどん売上げが上がり社員も急に増えた会社です。
様々な業種の人が中途入社で入ってきました。

管理職すら、その仕事に取り掛かって間もない状態です。
新人営業マンは、営業すら初めての若い人ばかりでした。

昔ながらの、パワーのある根性で売りぬく人が
大きな声で指示命令している状態でした。

ですので、商品の説明の仕方や営業方法など
ほとんど教えていないのが現状でした。

私は、このクレームのような状況を何回か見たので、
社長に提案しました。

新人営業マンでも、間違い無く営業トークできるような
営業ツールを作りませんか?
 ・一目見たら分かる図解にして
 ・1枚づつめくりながら説明すれば漏れなく伝えられる
と提案しました。

完売管理・顧客管理のコンピュータシステム導入の打ち合わせに
行っているので商品の特徴や売り方、出荷など理解していました。

ですので、その提案はすぐに受け入れてもらいました。

この体験が、
今、このような仕事をするきっかけの1つになりました。