「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

たくさんの情報を集めていませんか？

私もたくさん集めています。

　・新聞や雑誌の切り抜き
　・コピー
　・本につけたマーカー、付箋
　などなど

たくさん持っています。

特に、昔に師事していた先生の資料のコピーが
本棚の下の段に積上下ています。

ですが、それらを見ることはなかなかありません。

企画書や提案書を作成するときに、
その中に役に立つ考え方や材料があったとしても..
探し出すのは至難の業だからです。

時間ばかりかかってしまうのです。

なぜなら
自分の頭にインプットすることの作業の負荷が大きいからです。

　　探して（タイトルを読んで）
　　読んで（長い文章なら、負担が大きい）
　　理解して（文書を構造的理解するには、相応の時間がかかる）
　　使えるか判断して（少しでも使えそうならと考える集めすぎる）

そして、とりあえず必要な方にと振り分けていくのです。
これはかなりの時間と労力を要します。

どこまでやれば良いのか？
どれだけ探せば見つかるのか？

使える材料があるかどうかわからないまま作業を続けることになります。

掛けた時間に応じた価値ある情報が手に入るかどうかは賭けなのです。

結論から言うと..
頭にインプットする負荷の大きい資料は、使いにくいのです。

では、どうしたらいいか？

この４つの作業の
　　探して
　　読んで
　　理解して
　　使えるか判断して
負荷を軽減する状態で保存することです。

これができるのは、図解で作成して保存しておくことです。

私がこれを始めた理由は
提案書を作成する効率を上げることでした。

提案書のフォームを決めて、それに従って提案書を造ります。
そして、その提案書をパワポの１枚単で保存します。

この１枚単位のパワポが集まってくると提案書の作成の効率化が計れます。

提案する相手先を頭に思い浮かべ
エクスプローラーのサムネイルで図解をみて
必要なパワポを開いて取り込んでいく。

図解だと
「探して、読んで、理解して、判断する」という作業が簡単にできます。

提案書をゼロから作るのではなく過去の蓄積をベースにして
集めたパワポをページ展開して、内容を修正したり
足りないページ追加することで提案書作成が効率化できます。

これで、新しく追加したパワポが増えることとなります。

提案書作成の情報がどんどん充実していきます。

是非、仕事で使う資料を図解で保存することをお勧めします。