「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

「現場の知恵」を積上・活用する「考動知図」(こう・どう・ち・ず))

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「考える」6つのテーマ

図解:「考える」6つのテーマ

「考える」って、何を「考える」のでしょうか?

何のために「考える」のか?
「考える」ことの結果、何を得たいのか?

ここから考えると..
  before(困った現状)があり
  after(期待した成果を得る)することであり
  そのために、どんな行動をするか
ということです。

要するに「考える」という行為は、
現状を変えるための行動を導き出すことを行うのです。

では、どうやって「考える」のか?
ここが問題です。

「考える」は
  同じ職場で
  同僚同士で
  同じような学歴で
「考えて」も人によって、考えた結果が大きく違う。
これが現実です。

どうやったらうまく考えられるのか?

方法論として思いつくのが
 ・付箋に書いてホワイトボードに貼っていく
 ・コピーの裏紙に箇条書きをどんどん書く
 ・何人かでブレストする
などです。

これらはアイデアを書き出す方法であって
「考える」ということに直結していません。

頭に浮かんだ思いつきをどんどん書き出して..
これでは、効率が悪すぎます。

「考える」方法論とは、言えません。

「考える」ために、まず必要なことは
「何を!」考えるかなのです。

「考える」テーマは以下の6つです。
 1.過去(現在に至る背景・条件)
 2.現状(悩んでいる今の状態)
 3.目標(目指す・達成したい未来)
 4.成果(手に入れる期待する成果)
 5.課題(目標を実現する課題・方針)
 6.解決策(解決行動を設計)

これを頭に入れて視点を移動しながら「考える」と
漏れなく・矛盾なく洗い出す土台になります。

「考える」ことを簡単に言うと、
この6つのテーマを明らかにすることです。

どこかが抜けていたり矛盾があると
上手く「before→after」できません。

「考える」テーマを明確にすることで
「考える」効率を一歩高めることができます。

「考える」ことの「3つの力」の関係

図解:「考える」ことの「3つの力」の関係

「考える」を辞書で調べると
  ・情報を集める
  ・情報を作る
の2つの機能があります。

詳細は
http://www.teoria.jp/?p=3036

●情報を読取る力

 情報の真偽を確認しながら「情報を集める」力です。

 必要なことは視点を移動して、問いを立てるのです。
  ・ここは、どうなっているのか?
  ・あそこは、どうなっていのる?
  ・○○は、どうなっているのか?
 と、どんどん位置を移動し「問う」ことです。

 効率的に視点を移動するためには
 物事を構造で理解していることです。
 
 構造で理解していると
 手持ちの少ない情報を構造で理解して
 抜けている情報、矛盾のある情報を見つけることができます。
 ここを質問する、探していくことができます。

 思いつきで質問していては相手に見透かされます。

 しっかりと効率的に質問するためには
 物事を構造で理解していることが必要です。

 例えば、
  ・一人ブレストする
  ・裏紙に向かって箇条書きをたくさん書く
  ・曼荼羅の空白に書き出す
 ことを使って、相手や自分に質問するとしても
 何を質問するかのガイドにはなりません。

 経験を積むことで、だんだんできるようになるだけです。

●情報を組立てる力

 主張を論理で表現し「情報を作る」力です。

 物事を構造で理解していると
 その構造の完成度を高めることに注力できます。
 
 主張したいことを、論理的に組立てるということは
 「情報を構造化する」こと、その物です。
 
 情報を可視化すると、構造としての不備が見えてきます
 それを修正しながら完成度を高めることで
 価値ある情報を作ることができます。

「情報を集める、情報を構造化する、情報を作る」3つ行為は
それぞれ独立した力ではなく関連したものです。

情報を集め、組立てて、構造としての完成度を確認し
 ・不足の情報があったら、質問する
 ・矛盾する情報があったら、質問する
ということを繰り返します。

一度で上手くいくことはありません。
ぐるぐる繰り返すことで、内容の完成度が高まっていきます。

この中心にあるのが「構造化する力」です。

では、どうやって「構造化する力」を高めるのか?!

 構造の最小の基本要素を使って
 要素同士の関係をモジュール化し
 モジュールとしての完成度を高め
 完成度の高まったモジュールを組み合わせていく

という方法で、簡単な構造から複雑な構造までも
図解で構造化出ます。

簡単な部分から組み上げていけるので
誰でも構造化の力を高めることはできます。
ただし、練習が必要です。

この構造化の方法として
「9つの基本形」を使った図解思考を提唱しています。

テオリアの業務「図解思考・経験学習・業務マニュアル」

図解:テオリアの業務「図解思考・経験学習・業務マニュアル」

私がやっていることを1枚でまとめました。

私は、はじめ、
営業をしても上手く話なせませんでした。
提案書を作成するのに時間がかかりました。
どうしよう..

そこで、2つのことを考えました。

1つ目は、「紙に、しゃべらせる」です。
上手く話せなくても紙を見れば理解してもらえる
ように分かりやすく図解しました。

2つ目は、パワポで1枚づつ保存することです
過去に作った提案書を1枚づつパワポでバラバラにして保存して
提案相手や内容に応じて組み合わせる環境づくりです。

言えば簡単です。
今なら..

でも30年くらい前では難しかった。

なかなか図解できない。
どこから、どう手を付けようか..
なかなか進みませんでした。

上手くできないと..結構逃げていました。
 ・コーヒーに逃げて
 ・コンビニに売っているピーナッツチョコに逃げ
 ・散歩に逃げ
 ・ビールに逃げ
と、最後はひと眠り..

逃げても、逃げても...上手くいきません。
気分転換もできていず
時間が過ぎるだけでアイデアが浮かぶはずもなく。

結局は、途方もない時間をかけることになりました。

今やっているのは、
 ・どう向き合うか!
 ・どう小さなきっかけから発想を広げて目標に」進むか
という方法論をお教えしています。

若い時に、聞いていれば
途方もない時間を、大幅に減らせたのにと思う内容です。

徒手空拳でコツコツ続けてきたので
今は、パワポを1万枚以上持っています。
これは、30年近く仕事で気がついたことを書き溜めたものです。

講座では、この1万枚を組み合わせて
新しいものを追加したり、修正して組立てます。

この1万枚を見ると、自分の得意分野が見えてきます。

そして、その得意分野のパワポが十分集まると
他の人に対して「自分の強み」として発信できます。

長い文章では、読んでくれる人はいませんが
図解だと見た瞬間に自分にとって役に立つかどうか
分かります。

自分の役に立つと感じた人から声がかかります。

ただ、図解すると危険なことがあります。
内容が陳腐だと簡単に見透かされます。

ここで重要なことは、図解は単純な表現方法では
無いということです。

私自身、はじめは「分かりやすく表現する」でした。

でも、長くやっていると、
上手く図解できない理由は、表現力ではないと分かったのです。
表現する内容の完成度が高ければ、図解表現自体は簡単です。

価値ある図解を分かりやすく作成できない最大の理由は
表現するべき内容が不完全なのです。

ここから、私の図解講座は、図解思考講座となりました。

いかに表現する内容の充実した発案するか、整合性を担保するか
これが難しいです。

図解思考は、
方法論を知っても、なかなか上手くできません。
言葉の定義、抽象度の上下、対立軸、因果関係などの組立ての
基礎力が必要なのです。

その練習には、フレームワークや図解パターンを使った
論理思考を積上げることです。

この練習量が少ない中で
簡単に図解できるようにと考えても上手くいきません。

まあ、図解パターンに当てはめて
図解ができるということは言えますが。

それでは、複雑な内容を図解で構造化して考えるという
図解本来の思考には到達しません。

水泳と同じです。
オリンピックの水泳選手にパワポで泳ぎ方を習っても
泳げるようになりません。
プールに入って、相当量の練習が必要なのです。

練習すれば、水泳も図解もできるようになります。

図解ができるようになると、現場で気づいたことを図解したくなります。

どんな会社でも、職場で発生する問題発生の原理は同じです。
ちょっと抽象度を上げて図解しておくと
 ・問題を分析する、
 ・解決方針をつくる
役に立ちます。

図解してあると、説明して理解を得やすくなります。

A社で発見したことを、B社で使えます。
何年も続けると、自分のノウハウとして積み上がります。

これは、自分の知的財産です。
組織で働くなら会社を運営する方法として提供しましょう。
たくさんのノウハウを提供した社員として活躍できます。

独立するなら、自分のノウハウを発信して活動範囲を広げましょう。

これからは、資格や経験年数だけでは評価されません。

それに、人生100年時代と言われます。
複数の組織と対等な関係で仕事をするためにも
自分の知的資産を充実させ「強み」とすることが必要です。

図解思考は、誰でもできるようになります。

必要なのは、コツコツ続けることです。

「読んで理解する必要がある情報」は、使いずらいのか?

図解:「読んで理解する必要がある情報」は、使いずらいのか?

たくさんの情報を集めていませんか?

私もたくさん集めています。

 ・新聞や雑誌の切り抜き
 ・コピー
 ・本につけたマーカー、付箋
 などなど

たくさん持っています。

特に、昔に師事していた先生の資料のコピーが
本棚の下の段に積上下ています。

ですが、それらを見ることはなかなかありません。

企画書や提案書を作成するときに、
その中に役に立つ考え方や材料があったとしても..
探し出すのは至難の業だからです。

時間ばかりかかってしまうのです。

なぜなら
自分の頭にインプットすることの作業の負荷が大きいからです。

  探して(タイトルを読んで)
  読んで(長い文章なら、負担が大きい)
  理解して(文書を構造的理解するには、相応の時間がかかる)
  使えるか判断して(少しでも使えそうならと考える集めすぎる)

そして、とりあえず必要な方にと振り分けていくのです。
これはかなりの時間と労力を要します。

どこまでやれば良いのか?
どれだけ探せば見つかるのか?

使える材料があるかどうかわからないまま作業を続けることになります。

掛けた時間に応じた価値ある情報が手に入るかどうかは賭けなのです。

結論から言うと..
頭にインプットする負荷の大きい資料は、使いにくいのです。

では、どうしたらいいか?

この4つの作業の
  探して
  読んで
  理解して
  使えるか判断して
負荷を軽減する状態で保存することです。

これができるのは、図解で作成して保存しておくことです。

私がこれを始めた理由は
提案書を作成する効率を上げることでした。

提案書のフォームを決めて、それに従って提案書を造ります。
そして、その提案書をパワポの1枚単で保存します。

この1枚単位のパワポが集まってくると提案書の作成の効率化が計れます。

提案する相手先を頭に思い浮かべ
エクスプローラーのサムネイルで図解をみて
必要なパワポを開いて取り込んでいく。

図解だと
「探して、読んで、理解して、判断する」という作業が簡単にできます。

提案書をゼロから作るのではなく過去の蓄積をベースにして
集めたパワポをページ展開して、内容を修正したり
足りないページ追加することで提案書作成が効率化できます。

これで、新しく追加したパワポが増えることとなります。

提案書作成の情報がどんどん充実していきます。

是非、仕事で使う資料を図解で保存することをお勧めします。

図解すると情報を再利用しやすくなる

図解:図解すると情報を再利用しやすくなる

企画書や提案書のために情報を集めていませんか?

集め方に「ありがち」なのは..

たくさん情報を集めた..
 ・取材したメモ
 ・ネットで見つけて印刷した資料
 ・過去の仕事の資料
 ・雑誌の切り抜き、抜き書き
 ・本にマーカーで印をつけた

情報はたくさんある
これだけあれば大丈夫! 

というような集め方です。

確かに、役には立ちます。
ただインプット情報としてです。

私自身、
紙のコピーを積上げたり、パソコン内にPDF資料をたくさん持っています。

特に紙のコピーは、昔ついていた先生の資料が30cmくらいあります。
探せば役に立つ情報がたくさんあると思いますが..
先生が亡くな手から、なかなか手を付けられる10年以上積んであるだけです。
もったいない限りです。

これらの情報を使いこなすには
読み込んで
 ・ピント来るものを見つけ出し
 ・自分にない切り口として
 ・上手く表現した単語として
 ・部品として使える情報として
などとして使いこなせれば役に立ちます。

では、締め切りのある企画書作成・提案書作成で使えるでしょうか?

実は、まったく加工していない状態で情報として使いにくいのです。
 
理由をまとめると
情報を集めただけなので
 1.必要な情報を簡単に探し出すことができない
 2.活用前に、内容を「理解する」ことが必要
 3.どう使えるか・使うか「考える」ことが必要

なのです。

必要な情報があるか、分からないままページをめくり
「使えそうだ..」と思ったものが見つかっても
掛けた時間のわりに役に立つかは賭けのようです。

現実は、たっぷり時間のあるときにしか使えません。

では、効率的に活用できる情報を蓄積するにはどうするか。

インプット情報では使いにくいので
自分の頭を通過させたアウトプット情報にする必要があります。

自分でアウトプットした情報なら
見つけやすいし、どんな場面で・どう使えるかも理解できています。

でも、アウトプット情報がたくさんになると
文章や箇条書きで蓄積したものでは探しにくくなります。

パソコンのエクスプローラでサムネイル表示しても
文章や箇条書きでは、見た目が似ていて区別できません。

500~1,000枚程度でしたら、タイトルで覚えておけるでしょうが
それ以上になると困難になります。

お勧めする情報の蓄積の仕方は

 1.一つの事柄を、一枚のパワポにする
 2.各1枚を図解を入れる
   (全部を図解するのではなく、部分的に図解する)
 3.利用目的ごとに大分類する

というやり方です。

図解すると、エクスプローラでサムネイル表示すると
簡単に区別がつき、必要なパワポを見つけることができます。

図解で一度アウトプットしたものは、どこで・どう使ったか
どう加工すれば・どう使えるかが頭に浮かびます。

企画書・提案書を効率的に作成したい方は
是非、やってみてください。