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01月

マニュアル制作のコスト構造

図解:マニュアル制作のコスト構造

マニュアル制作のコスト構造

よく
「マニュアルって、いくらくらいでできますか?」
と聞かれます。

マニュアル制作費を見積もって..
 分かりやすくて
 現場で改善できて
 早く安く創って欲しい
 いくら位でやってもらえますか?

ということです。

自動販売機にお金を入れると缶コーヒーが出てきます。

これを同じ構造なら簡単に見積できるのですが、
依頼してくださる会社の状況によって、
大きくコストと時間が変わってきます。

私自身が、対面して状況を聞きながら
どのくらいかかるかゆっくり聞き出せればいいのですが、
人からの紹介だと、一言で伝えることが必要です。

でも、一言では伝えきれないのが現実です。
あちこちで聞かれるので、図解しました。

マニュアルを作成するコストは
 1.マニュアル制作(表現する)
 2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す)
 3.仕事の標準化(会社としての統一)

の3つのコストがかかります。

1.マニュアル制作(表現する)ですが..

仕事を体系化し
 ・作業の手順
 ・作業の方法
を具体化して分かりやすく表現することです。

紙媒体や電子媒体など、利用場面を想定して
多様な使い方ができるようにする必要があります。

難しいのは
 ・仕事を、具体的作業に分割し整理・体系化すること
 ・仕事を、新人でも誤解なく理解できる表現
です。

図解は、この整理・体系化と分かりやすさに役に立てます。

2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す)

このマニュアル制作を効率的に進めるために必要なことは、
現場の仕事を分かりやすく
 ・メモ:普段使っている言葉でどんどん書出す
 ・写真:言葉で表現しにくい部分を写真で補足
することです。

この作業を、
依頼会社でやるか・やらないかで
大きくマニュアル制作会社での作業量が変わります。

制作会社に頼んだんだからと、まったくやらないと、
制作会社が、現場にはいってすべてを取材する必要があります。

これは、大きなコストとなって依頼会社に返ってきます。

3.仕事の標準化(会社としての統一)

ここで、もっと大きなコストがあります。

現場に入って仕事のやり方を取材すると
同じ仕事をしているのに
人によって、少しづつ違いがあるということを発見します。

マニュアルは、会社が組織として
どう成果を生み出すメカニズムを共有するかがテーマです。

違いがあるので、どちらかを選んで統一すればいいのですが、
簡単に、Aさん方式、Bさん方式を選ぶことができません。

全て片方が良いわけではなく、良い部分も・効率の悪い分も
あるので調整していくことが必要です。

この作業が、結構たいへんです。
感情が入るので、時間が掛かる場合も多いのが現実です。

でも、これをガラス張りでしっかりやらないと、
マニュアルはできたが、誰も納得していないので
使われずに終わるという最悪の事態にもつながります。

「マニュアルって、いくらくらいでできますか?」
と聞いてくださる方は、

 1.マニュアル制作(表現する)

の部分だけを頭に思い浮かべている方がほとんどです。

でも、実はこの部分は一番コストも時間もかかりません。
書く材料がしっかりあれば取材時間が大幅にカットできます。
材料の整合性がしっかりしていれば確認時間も減らせます。

でも、そんなことが少ないので
どの程度の、取材時間・確認時間が掛かるかが重要です。

コスト・時間が大きくかかり見積が難しいのは
 2.仕事内容の明確化(メモや写真で洗い出す)
 3.仕事の標準化(会社としての統一)
この2つの段階です。

この図解の
 A < B < C < D < E < F
の順でコストが変わってきます。

マニュアルを安く早く創りたい会社は
図解で示している「A」で発注することです。

自社で「何も考えない・書かない」で発注すると
 ・どれだけ時間がかかるのか?
 ・確認して調整することが必要なのか?
受注側は見えません。
見えないモノには、安全度を高めた見積しかできません。

発注される場合には、A~Fのどこで
依頼するのか決めて見積依頼されることをお勧めします。

それと..

マニュアルというと
社員をロボット化して作業効率を上げるというように
マイナス面のイメージが大きいのですが
それは間違いです。

変化の激しい時代には
現場の担当者が、変化に気がつきます。
その「気づき」を材料に
成果を生み出す仕事の仕組みをどんどん変える
それが必要です。

現場から離れたところで、現場を理解しないで
「こうやるべき!」と作成したマニュアルでは
役に立ちません。

役に立たないのは現場がすぐに分かります。
でも、上からの指示には反論できないので
「分かりました」と受け取って
使っているようなふりをするしかありません。

これだと、現場のみんなの「頭」を活かせません。

現場で考えて、仕事の仕組みを変えて、
結果を実感し、変化に対応していく
「PDCA」を現場でやる。

その基盤が、現場のみんなで作成したマニュアル!

みんな作成し、みんなで改善し続ける。
ボトムアップで改善していく土台として
マニュアルを考えてみることが必要です。

自分の可能性を狭める4つの原因

図解「自分の可能性を変える「受け止め方」

自分の可能性を狭める4つの原因

自分で、自分の可能性を狭めていませんか?

可能性を狭める現象は
「職場の人間関係で悩んでいる」ところから
現れてきます。

私が、平成元年に
独立することになった原因でもあります。

自分は正しくて一生懸命やっているのに
上司が、同僚が..と、他人への不満が高まり
頭の中だけで悩んでいたことが
自分の態度となり、他人の態度になり
仕事や人間関係に現実として出てきます。

他人を批評や非難をしながら
自分が「○○すればよかった..」と後悔が重なる。

どんどん症状が進むと..
その職場での未来が描けなくなり
上手くやれない自分を傷つけながら
他人を批判しながら、後悔し続けることになります。

そして、組織に居られなくなります。

まったく私のことです。

この原因を分析すると4つで考えることができます。

【自分の可能性を狭める4つの原因】

1.他人への不満
   「○○さんが悪い..だから..」
   他罰で考える:〇〇してくれない
   自分は正しい:自分はこんなにやっているのに

2.過去への後悔
   「○○やっていたら..だから..」
   過去を言い訳にする:今できていない原因
   嫌な体験を再体験:頭の中で何度も繰り返す
   
 3.未来への不安
   「○○できるか..できないだろう..」
   障害や困難をどんどん頭の中に思い浮かべる
   未来は思い通りにならないことだらけ

 4.自分への不信
   「どうせ、俺なんか..ダメに決まってる」
   現在の自分に納得できない、もっとできたはず..
   何をやっても「俺なんか..」

と4つに整理しました。

これは、バラバラに出てくるのではなく
最初は、職場の人間関係の問題としてでききます。

でも、気持ちを切り替えれば、再出発できるのに
小さな失敗や、ちょっとした他人の言動に怯え
自分で自分をコントロールできなくなります。

どんどん悪循環のスパイラルに入り込みます。

こうなると現実が自分を傷つけるのでは無く
過去の嫌だったことや後悔が頭の中で
イメージとして何度も何度も追体験するようになり
自分を傷つけることになります。

自分の職場にいませんか?

でも、
チョット切り替えれば、
まったく別の現実が見えてきます。

新しい未来が現れてきます。

【自分の可能性を高める4つの発想】

 1.他人への感謝
   おかげ様です
   やってくれたことにありがとう
   他人に過度な期待はしない

 2.過去を財産に
   障害があった、乗り越えた・乗り超えられなかった  
   失敗したことから、どんな「学び」があったか
   過去は変えられないが、読み替えることができる
   
 3.未来を希望に
   いかに生きるかで、未来が変わる 
   障害や困難を避けていては新しいことができない
   未来は可能性、見えないから面白い

 4.自分への自信
   確証のある自信はない、自分を信じるだけ
   乗り超えられない障害はない、コツコツやるだけ
   現状の自分を受け入れて、セルフヘルプ

どちらも自分の実体験です。

会社員の時は、批判する相手がいました。
不平・不満を言う相手がいました。

でも、独立すると「すべて自分」です。
上手く行かなったら、間違いなく自分が悪い。
批判する相手は自分です。
自分しかいません。

自分が「考えて・行動する」ことで
今の自分と、新しい自分が出来上がっていきます。

目の前の現実を
 ・自分の可能性を狭める4つの原因
 ・自分の可能性を高める4つの発想

のどちらで行くか、自分で決められます。
どちらにするか、自分で選ぶだけです。

悩んでいる人はたくさんいると思います。
私も、その一人でした。

自分の意志をもって「選ぶ」ことが必要です。

図解 自分の可能性を変える「受け止め方」