「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

「現場の知恵」を積上・活用する「考動知図」(こう・どう・ち・ず))

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業務改善

発信者の発言の「言葉」の通りやっても上手くいかない理由

図解:発信者の発言の「言葉」の通りやっても上手くいかない理由

発信者の発言の「言葉」の通りやっても上手くいかない理由

若い時は、取引先の社長の要望の言葉を
一言一句聞き漏らさずに書き留めました。

それをもとに改善提案をしました。

でも、「違う!」と言われます。

でも、要望は、すべて網羅しています。
これで違うと言われても..

「どこが違うのですか?」と聞くと
 ・新しい内容がでてくる
 ・前回の内容と矛盾することが出てくる
 ・前回の内容が不要になる
ということが起こります。

「ええ~..」です。

それをもとに、
「今度は、こうしましょう!」と提案します。

すると、また「違う!」となります。

そこで、「どこが違うのですか?」と聞くと
 ・新しい内容がでてくる
 ・前回の内容と矛盾することが出てくる
 ・前回の内容が不要になる
ということが起こります。

「ええ~..」です。

若い時に、そのような体験をたくさんしました。

そこから、この図解ができました。

発信者(依頼する人)の発言内容を分類すると
 ・現状分析
 ・目標
 ・課題
と大分類できます。

そして、その内容を詳しく見てみると
 ・明快な定義
 ・灰色な定義(内容に疑問)
 ・ヌケ(必要なはずだが、出てこない)
 ・ダブリ(同じような内容が、違う言葉で出てくる)
 ・矛盾(他の内容と整合性がとれない

というようなことが見えてきます。

ここから発見したことは

  「言われた通りにやると」いうことは...
  成功しない計画で、
  「不成功」の責任だけ追及されるということ!

ということでした。

そうです。
こうなっているから、発言を一言一句洩らさずメモし
その通りにやってもダメだったのです。

「依頼の内容は成功の設計図ではない」のです。

これが分かってから
無駄な苦労をしなくてすみました。

具体的な方法は、以降のメルマガにて解説を計画しています。

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部長になって簡単にクビにならないために

図解:会社は「人材・お金」を投入して利潤を生む仕組み

部長になって簡単にクビにならないために

もう20年少し前のことです。

当時私は、
システム導入のための提案書や
パッケージソフトの解説資料などを図解で作っていました。

東京都内の70名ほどのソフト会社の仕事をした時のことです。
半数が技術者の派遣、半数が社内で開発をしていました。
こことは10年ほど、お付き合いさせていただきました。

私が図解していることで
社長が興味を持ってくれました。

すぐに、開発部長、営業部長を紹介してもらい、
今後、打ち合わせしながら進めてくれとのことでした。

でも、

実際に仕事をすることになり
その会社に行くと..
開発部長、営業部長が2人ともいません。

「部長、どうしたんですか?」と聞くと
「役に立たないから、辞めてもらった」とことです。

部長でも、簡単にクビになるんだ~と。

私は独立して3年目くらいだったと思います。
ちょっと衝撃でした。

その後、10年ほど
その会社の仕事をさせていただきました。

その間に、何人もの部長が通り過ぎて行きました。

そして、ほぼ全員が
「あの社長の下では、働けない」といって辞めました。

初期の頃は、私も自営業経験が少なかったので、
「社長と、上手くやるのは難しいんだろう」
と思っていた部分もありました。

自営業経験が長くなると見えてきました。

辞めた人全員が、
 ・自分の実力を発揮できない会社だ
 ・自分の実力を発揮する環境を与えてもらえなかった
 ・あの社長では、いつまでいても環境を与えてもらえない

という言い訳だったんです。

その社長は、自分と部下の2人から70名の会社にした人です。

部長には、自分で環境を作って、
実力を発揮して欲しいと望んでいました。

外資系大手のソフト会社と違い
足りない所がたくさんあります。
それを、経験者として埋めて欲しかったのに、
仕事をする環境を自分で創るのではなく
与えられるモノと考えていた人ばかりなので、
社長との関係も崩れたのです。

会社は、仕事を動かすソフトウエアで動きます。
人を動かして成果を上げる「仕組み」です。

社長が期待するのは
このソフトウエア(仕組み)の完成度を高め、
業績を上げてくれる人が欲しいんです。

言われたことだけ、一生懸命やる人ばかりでは
会社が成長していけません。

言われたことだけ、一生懸命やる人は
「人材」という材料としてコストです。
コストは、安い方がいいです。

自分で考えて、
会社の仕組みを変えてくれる人は
「人財」という財産です。
コストではなく投資対象です。
投資効果が高ければコストは関係ありません。

では、どうやったら会社のソフトウエア(仕組み)を
改善できるのでしょうか?

会社のソフトウエアの完成度を上げるには2つあります。
1.成果の上がるプロセス
2.現場で上手くやるコツや工夫
この2つは現場で失敗して考えて得られた
「知恵」からしか生まれません。

頭だけで、「こうあるべき!」と少ない知識を
振り回しても説得力がありません。

是非、現場体験を書き溜めてください。

それが、中高年になっても活躍できる財産になります。

日々の現場での発見を、コツコツ10年、20年書き溜めませんか!
簡単に、真似されない自分のオリジナルなノウハウになります。

そして、簡単にクビにされない働き方の土台になります。

問題発生の原因を正しく掴んでいますか?

図解:「期待」を正しく伝えられない・伝わらない構造

問題発生の原因を正しく掴んでいますか?

何か、不都合な問題が発生した時に、
その原因を正しく追究していますか?

思いつきで、「これだ!」と解決を急ぐと
上手くいきません。

この図解は
 ・期待を伝える
 ・期待を受取る
ときの情報の変化の構造です。

私の経験した
 ・SEとして業務を取材するときの経験
 ・企画書や提案書を受注するときの経験
ここから、この分析をしました。

これは、営業マンが顧客の要望を上手く
受取れないということです。

若い時は、受信側として
「こんなシステムを、つくって欲しい」というシステムの取材
「こんな企画書を、つくって欲しい」という企画の取材
をたくさんしました。

その時に、真面目に几帳面に議事録を作っていました。
一言も聞きもらさず、聞いて・書いていました。
ちゃんとやっていました。

自分はちゃんとやっているのにと、
上手くいかないのは相手の問題だと思っていました。

でも、相手も「ちゃんとやっている」と思っています。

発信側は、正しく伝えたつもり
受信側は、正しく受取ったつもり

この「正しいつもり」が問題でした。

何度も、トラブルを経験するなかで、
何が、どうなって、トラブルになるのかを
整理しようと考えました。

そこで、できたのがこの図解です。
情報を頭に思い浮かべて、伝えて行く段階で
 ・情報が抜け落ち 
 ・誤解が増えて
いきます。

問題の原因は、発信側・受信側の両方にあったので。

このように整理すると見えてきます。
どこから、どう手をつけたら良いか考えやすくなります。

仕事の現場での問題を、
整理して可視化しませんか!
可視化することで、どこを・どう改善したら良いのか
見えてきます。

ただ、すぐに完璧な分析はできません。
私のこの分析した図解は10年くらいかかって
今のカタチになりました。

思いついて書いて、
「?」と思ったら修正して、
だんだん完成度が上がって行きました。

是非、仕事の現場での「気づき」を書いてください。
書き方は何でも良いんです。
書くことに意味があります。

書くたびに、見える範囲が広がり、
深く追求できるようになって行きます。

ただ、言葉で表現することは難しい...
つい、先延ばししてしまいたくなります。
「未来のために書く!」という覚悟は必要です。

これからは、個人も会社も「選ばれる人・選ばれない人」の差が
ハッキリしてきます。

その差は、どこから来るのでしょうか?
その人で無いと、その会社で無いとダメ
と所属する会社に思わせる、顧客に思わせる
「違い」を明確に打ち出すことが必要だと思います。

学校を出るだけ、資格をとるだけでは得られない
独自のノウハウを蓄積することです。

そのために、現場で発見して「書く!」事です。

今回
「期待」を正しく伝えられない・伝わらない構造
の図解を紹介しました。

この図解をベースに
 ・どこに、どんな問題が起こるのか?
 ・構造から考え可視化する
これから考えた
「伝わらない4つの理由」として
これから数回に分けて整理して行きたいと思います。

お付き合いください。

誰もが認識している事実が違う

図解:誰もが認識している事実が違う

誰もが認識している事実が違う

世の中には4つの事実が存在しています!

そして、それはどれも違うのです

 A:私の事実
   当事者である自分の認識している事実
   自分の立場、利害、感情で歪みます

 B:あなたの事実
   相手の認識している事実
   相手の立場、利害、感情で歪みます

 C:彼の事実
   第三者の認識している事実
   人の数だけ存在します
   自分・相手との関係で、どちらかに偏ります

 D:具体的事実
   誤解・感情の入らない具体的事実
   日付・金額・数量...確定している事実
   でも、記憶ミス・勘違いは付いてきます

誰もが自分は正しいと思っているのですが...

トラブルが発生した時
『言った・言わない』の言い争いを見たことはありませんか?

 聞いてないよ
 いや、○月□日に話してある
 それは、違うことだろう

などと、取り留めなく感情的な言葉が続き
何の進展も成果も上がらないで、
不信感がつのって終わります。

これは『事実の共有』でなく『感想の応酬』です。

それは、自分が考える”事実”と
対立する相手の”事実”は違うことが原因なのです。

確信犯的に、自分が間違っていると意識して、
事実を捻じ曲げごり押しする場合もありますが、
多くの場合は、自分も争っている相手側も、
『自分は正しい』と信じて主張している場合が多いのです。

自分の”事実”を主張しても、相手の”事実”とは違います。
関係者の認識している”事実”はみんな違うのです。

当事者である自分と相手は対立し、
第三者も、どちらよりかで
公正な判断や事実認識が偏ってきます。
でも、それは仕方の無いことなんです。

「違う!」ということを前提に考えましょう!

「不」を見つけて問題点を把握する

図解:「不」を見つけて問題点を把握する


「不」を見つけて問題点を把握する

仕事の現場には、たくさんの「不」があります。
不足・不都合・不合理・不安・不信...これは改善の種です。

その中からムリ、ムダ、ムラを無くし、生産性をいかに上げていくか、
問題意識と改善への積極的な取り組みが職場を大きく変えていきます。

みんなで、「不」を話し合ってみましょう!

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
● 職場の「不」は3つに分類できます
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

1. 仕事の「仕組み」の「不」
───────────────
  ・不足
  ・不便
  ・不備
  ・不都合
  ・不合理

仕事の「仕組み」に問題があります。

どんなに精緻に作った「仕組み」でも、
時間経過とともに仕事が変化し、
「仕組み」が実情と合わなくなります。

2. 働いている人の「感情」の「不」
───────────────
  ・不安
  ・不満
  ・不信

現場の仕事と「仕事の仕組み」が実態と合わないと、
現場担当者は不安になります。

そのまま改善しないで進と...

上手くいかないことに不満となり、
放置している上司に不信感を持ちます。

そして、想定通りにトラブルとなります。

3.会社の「経営」の「不」
───────────────
  ・不振
  ・不経済

仕事の「仕組み」の「不」と
現場の「感情」の「不」が原因として、
業績の低迷に結びつきます。

自分がどういう状況に置かれているか見えなければ、
解決すべき問題が見えません。

見えないと、適切な対策を立てられません。
仕事の「不」を見つけて、
高い位置から見つめ直して、改善を考えましょう。

目指しているのは、「現場の知恵」をみんなで積上げる

図解:「現場の知恵」をみんなで積上げる

目指しているのは、「現場の知恵」をみんなで積上げる

私は、図解を専門にやっています。

でも、こんな風に言われることがあります。
 ・なぜ、図解?
 ・図解って、何をするの?
 ・どんな役に立つの?
 ・とりあえず、今図解したいモノがない!
 ・私には必要ない..
確かに、突然「図解」と言われても..
どんな役に立つのか分かりません。

図解の位置づけは

 ・企業の業績向上
   ↑
 ・問題解決(ここで、問題解決を蓄積する)
   ↑
 ・論理思考(ここで、図解が役たつ)
   ↑
 ・現場で気づく

●論理思考「考える」

図解は、
 ・考えていること
 ・行動すること
を可視化する手法です。

可視化することで
 ・抜けていることは見えます
 ・間違っていることが見えます
この「見える」が重要です。

見えるので、
 ・抜けていたら追加できます
 ・間違っていたら直せば良いんです
頭の中だけで考えていると気がつかないことが
図解で「可視化」することで内容の完成度を
高めることができるのです。

まさに図解は、論理思考そのものです。

●問題解決「工夫する」

論理思考することで、問題の構造が明らかになります。

構造が明らかになると、問題の本質を探ることができ
合理的な問題解決策を発案できます。

ただ学校の勉強ではないので
 ・最適解
 ・納得解
を探り出していくことになります。

●現場の知恵「問題解決手法」

問題解決した「最適解・納得解」をもとにした、
問題の解決方法を蓄積していきます。

蓄積すると言うことは
 ・文書にする
 ・文書にすることで共有、伝承でき
 ・共有することで、現場で使うことができ
 ・現場で使うことで、改善案で更新し続ける
ということができます。

●企業の業績向上

現場で「気づき・考え・工夫する」ことを
積上げることで
組織力を高めることになり
業績の向上への貢献につながります。

この構造の中核は、論理思考です。

ただ、箇条書きや長い文章使って論理思考することに
限界を感じています。

図解することで
 ・構成要素を、短い言葉で明確に表現し
 ・要素同士を組立て、情報のモジュールを創り
 ・情報のモジュール同士を組合せる
問題の構造をモデル化することができます。

構造が明確になることで
真の原因を明らかにすることが
効果的な解決につなげることができます。

【2017年11月22日(水) 図解思考講座】
講座テーマ「図解思考でアイデアの価値を高める技術」

~アイデアを可視化して価値あるコンテンツに磨き上げる方法~
<図解CD・ミニ演習つき/先着20名限定セミナー>
http://www.johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC171113.php

講座を紹介する図解資料
  ここからPDFをダウンロードできます。
  http://www.teoria.co.jp/20171122.pdf

以心伝心から同床異夢の時代になったのでマニュアルが必要

図解:以心伝心から同床異夢の時代になったのでマニュアルが必要

以心伝心から同床異夢の時代になったのでマニュアルが必要

昔は、同じ職場で社員として朝から晩まで一緒でした。
長時間働くことが求められ、
残業や休日出勤も普通でした。

一緒に頑張っているので、
互いの状況がわかります。

仕事の依頼をする時も
暗黙の了解がありました。

  ●状況を共有できていました
   コンテクスト(Context)
   状況・脈絡・雰囲気・背景

言葉というコンテンツは最小限ですみました。
「あれを、これして」で通じました。
一を聞いて十を知る。
「以心伝心」や気働きがありました。
空気を読めば「ツーカー」で話が通じる社会でした。

今は、どうでしょうか?
多様な雇用形態が普通です。
正社員、派遣社員、アルバイト、パート..
雇用主が違い、働く時間が違い、働く目的も違います。

古い人から見ると
外人のような若い人とも一緒に働きます。

昔のように
「全社一丸となって、気持ちを一つにして頑張ろう!」
と言っても通用しません。
言わなくても通じる「以心伝心」は期待出来ません。

これからは「同床異夢」の時代です。

  ●内容を正しく伝えることが必要
   コンテンツ(Contents)
   情報・データ・言葉

「言葉」できちんと定義しないと動けないのです。
「何のために・何をするか」しっかり伝えることが必要です。
マニュアルで教える、管理することで
期待した行動につながり、結果が得られます。

「空気読め」では通じません。
読めるだけの状況を共有していないのです。

多様な雇用形態の従業員の働くベクトルを一致させる必要があります。
そのためにプレゼンやマニュアルが重要です。

上手く行かない現状を変える5つのアプローチ

図解:上手く行かない現状を変える5つのアプローチ

上手く行かない現状を変える5つのアプローチ

上手くいかないときに..
「なんでできないんだろう?」と、
悩んでいませんか?

悩むだけで、堂々巡りなっていませんか?

「何で?」と考えるだけでは
単純な思いつきしか出てきません。

そこで、視点を変えて
自分の今の現状に質問していきましょう。

それが「現状を変える5つのアプローチ」です。

・1つ目
  何のために?、なぜやるのか?
  「Why」を問います。
  ここが不明確だと、パワーがでません。
  
・2つ目
  何をやるのか?、選択肢は?
  「What」を問います。
  実現方法が間違っていると結果につながりません。

・3つ目
  どのようにやるのか?
  「How」を問います。
  計画の組立て方が間違っていると上手くいきません。

・4つ目
  しっかりできたか?
  「Do」を問います。
  計画通りに実行できているかが問題です。

・5つ目
  いつ、どこで、やるのか?
  「When、Where」を問います。
  目指した市場(ターゲット)が違っているか?

単純に「なぜ?、なぜ?、なぜ?..」と言っても、
その場の思いつきしか出てきません。

5つのアプローチで、全体を漏れなく考えて
問題の本質に迫りましょう。

期待した結果が出ないのは、
この5段階のどこかに問題があるのです。

売り手と買い手の3つの取引き関係

買い手と売り手の3つの取引関係

売り手と買い手の3つの取引き関係

営業活動が変化し「売込」だけの営業活動に限界

営業活動の変化には2つの理由があります。

1つ目は、市場が飽和したということです。
すでに仕事や生活で必要な物は、ほとんど揃っています。
持っていないので「買いたいニーズ」を顕在化させて
営業マンを待つことはありません。

2つ目は、情報環境が格段に良くなったことです。
欲しいものがあればネットで調べます。
商品を買う場合にはネットで納得するまで調べ
比較検討して数社に絞り込みます。
そして、1社を選び売り手に連絡します。

自分がお金を払う立場なのでしっかり情報を集めて判断します。
下手な営業マンより、よほど情報を持っています。 

違いを出しにくい商品の場合には、「売込型」の
営業活動は難しいのが現実です。
そこで「提案型」営業を導入しようとしますが、
簡単ではありません。

提案営業とは、
「顧客が抱える問題を見極めて解決策を提案する営業手法」
のことです。

単純に商品やサービス自体を紹介するものではありません。
顧客の問題を解決する手段として、商品やサービスを
組み合わせて「問題解決の仕組み」としてシステム化するのです。

提案営業において商品やサービスは、
顧客の問題を解決する手段の一部に過ぎません。
自社商品を選ばない場合もあります。
顧客の便益を一番に考えることで信頼も築けます。

これからは、どの立ち位置で顧客と関係を築くかを
定義する必要があります。

買い手と売り手の3つの取引関係
  
1.売込型...「足で!」稼ぐ、従来の売込型営業マン
   商品の性能や良さをアピール
   どうやって売ろうか?/どうしたら売れるか
   買ってくださいと営業攻勢をかけて売り込む
  
2.提案型...「頭で!」稼ぐ、提案型営業マン
   買い手の抱える問題をどう解決するか考える
   商品やサービスをシステム化して解決策を提案する
   メリット・デメリットを含めてベネフィットを提供する
  
3.協創型...「事業収益で!」稼ぐ、ビジネスプロデューサー
   ビジネスパートナーとして一緒に新しい価値を創造する
   関係はWIN-WIN、お互いの成功を目指す
   双方ともに収益をあげ、成長していける関係を目指す
   「買い手・売り手」という一方的な関係ではなくなる

顧客とどの関係を築くかが重要です。

意思と活動のミスマッチは、不幸な結果につながります。

私の事例ですが、
時々電話で事務機器のセールスの電話がかかってきます。
『コピーは使わないけれどプリンターなら考えるよ』と言うのですが、
こっちの話は聞かないで手持ちの商品を売込もうとします。

そして、その売込みを「提案している」と言っています。
提案という名前で売込みをしていますから、
いつまでたっても提案の力はつきません。
上司は、教えないのでしょうか?...

上司も知らないのかもしれません。
今、50代の管理職は売込めば売れた「イイ時代」を
経験した最後の年代かもしれません。

提案営業を成功させるには、
自社は「何ができるか・強みは・売りは!」を明確にして、
顧客との取引や関係を、どう位置づけるか定義することが必要です。
提案営業が上手くいかないケースでは、
この原点を見失っている場合が多いのです。

成果につながる稼働時間を減らす4つの時間がある!

4つのムダ時間

4つのムダ時間

成果につながる稼働時間を減らす4つの時間がある!

1.ダラダラ時間
  活動レベルが低い

2.イライラ時間
  落着いて取組めない

3.ボーっと時間
  仕事が手に着かない

4.ナイナイ時間
  探しものをする時間

この4つは、誰にでもあります。

本人は一生懸命に集中しているつもりでも..
冷静に考えると成果に貢献していない時間は多い!

もったいないです。

解決するためには

 ・仕事が見える
  見えると、どこから手をつけるか
  どのくらい時間がかかるか
  難易度は..と掴める
  ツールの整理整頓もできない

 ・仕事をコントロール
  自分で積極的にかかわって、自分で管理できる
  無理やり押し込まれた仕事では遣り甲斐が生まれない
  自分でコントロールできると改善案も生まれる

 ・仕事の締め切り設定
  納期の決まらない仕事は、先送りされる
  先送りされるといつまでもやらない..
  そして、急にやることになる

 ・成果・責任を負う
  結果が評価されないとやる気にならない
  どこに問題があったのか見えないと改善できない
  改善を考え無いと成長できない

これからは、自分も仲間の時間も能力も大切にして
パフォーマンスを高めることを考える必要があります。