「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

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04月

相手の発言の「意図」を正しく理解する方法

図解:相手の発言の「意図」を正しく理解する方法

取引先の社長に提案を求められたときに..

一生懸命に提案書を創って持ってくと
期待して依頼したのに、
 「何を聞いていたの?」
 「期待外れだ!」
 「こんなこと、頼んでいない!」
というように言われたことはありませんか?

でも、自分では
相手の社長の発言を一言一句聞き漏らさずに
メモし議事録で確認し、提案書に盛り込んだ。

このように言われても、
何が、どうなっているのか?

議事録で、1項目ずつ確認すると
 「確かに、そう言った」
 「でも、そこはそう言う意味じゃない」
 「プロなんだから、理解してくれると思った」
というような反応が返ってきます。

要するに
「口で言った言葉 ≠ 心で望んでいる期待」
ということなんです。

「口で言った言葉」だけで、提案書を作成しても
意味が無かったのです。

受身で聞きました。
その通り行動しました。
これでは、まったくダメだったのです。

では、どうするか!!

「口で言った言葉」を出発点に
問いを立て
 ・自分の過去の蓄積を探り
 ・相手の背景を探る
ことで、考える情報を広げる

自分の過去の蓄積から関連する情報を集めることで
何を問いかけたら良いのかも見えてくるのです。

相手に問いかけることで
相手自信が意識していなかった事柄に気がつ来ます。

この自分や相手に問いかけることを行うことで
「口で言った言葉」の3倍・4倍の情報を
得ることができます。

潤沢な情報を手に入れることで
顧客の期待に応えることができる土台ができます。

企画や提案をするために必要なことは
 ・考える技術
 ・考える材料

この2つです。

企画力や提案力があると言っても
「考える材料」が陳腐だと残念なことになります。

相手の発言を有益な考える出発点にするために
問いをたて潤沢な情報を手に入れましょう。

図解と文章の関係

図解:図解と文章の関係

図解って、どうやれば書けるのか?

一番重要なことは「主張」があることです。

図解ができない理由に
この「主張」が明確でないというのがあります。

よくあるのは
手持ちの情報を、四角や丸、線で結んで
図解表現しているのですが
「それで、何に?」
「何が、言いたいの?」
となり場合です。

図解している本人には、明快な主張があると思っているのですが
その図解を見ても、理解できない言葉が並んでいるだけ
だったりします。

次に重要なことは、主張を組立てる材料です。

この「主張」の
 ・内容
 ・裏付け
を図形や線で構造化するのが図解です。

しっかりした内容、納得できる裏付けを情報として得ること
そして、情報を構造化することで図解になります。

内容が陳腐、構造化が弱いとなると図解になりません。

この構造化は、
一般に言われる、プロットと考えると分かりやすいです。
プロット(plot)とは
 素材となる出来事を語る順番で並べなおしたもの
 出来事を面白く「語る」ために加工したもの
です。

このプロットに、肉付け
 ・根拠となる事実
 ・理解をうながす体験
をストーリー展開することで文章になります。

逆に、文章を要約すると
プロットになり、図解にできます。
これを要約すると主張になります。

図解が、上手く書けないと悩んだ時は、
 ・図解→主張
 ・図解→文章
というように、抽象度を上下して考えましょう。

完成度の高い図解は、この上下が上手くできます。
できないと、
 ・主張に問題があるのか?
 ・組立て材料に問題があるのか?
 ・組み立て方に問題があるのか?
ということが発見できます。

ノウハウの共有化は受容者にかかっている

図解:ノウハウの共有化は受容者にかかっている

現場のノウハウは、社員の頭の中にあります。

長く勤めていて、
優秀な社員の頭の中にはたくさんあります。

日々、仕事の現場で発見し
それを使って成果を上げています。

充実したノウハウを積上げている社員は
安定した成果を上げ続けることができます。

そして、そのノウハウの充実によって
右肩上がりになることが見込めます。

だんだんと、優秀な社員とそうでない社員の
差が広がってきます。

だったら優秀な社員の頭の中にあるノウハウを
社内で共有すれば良いではないかとなります。

でも、それがなかなか難しい。

ノウハウ共有が上手くいかない理由が2つあります。

1つ目は、ノウハウが顕在化していないこと。

ノウハウを持っている人が、「これがノウハウ」と言って
書き貯めているわけではありません。
人によって、分野によって様々です。

ノートに書いてあったり、メモだったりします。
書いたものが全くなく、頭の中だけということもあり。

まったく意識されていないことも多いのが現実です。

この状態で、若い人に教えても
まったく伝わらない、チンプンカンプンと言う人もいます。

そのために、文書化しようとすると
アウトプットの訓練が必要です。

訓練しても簡単には、できるようになりません。
水泳をパワポで習っても、すぐに泳げないと同じです。
練習が必要です。

2つ目は、ノウハウを引出す力は個人に依存すること。

現場体験からノウハウを創り出せなくても
優秀な人の行動を見て質問して理解することはできます。
優秀な人の行動から学ぶことが出来れば近づくことができます。

でも、この観察力や理解力は個人の能力に
大きく依存します。

学歴とか年齢とは、関係ないのではと思います。
あまり学歴が高いと、学歴が低いが優秀な人から
素直に学べないというバイアスがかかることがあります。
もったいないです。
高い学歴を持てるという優秀さを活かして欲しいのですが。

でも、ことわざにあるように..
馬を水辺に連れて行くことはできるが、水を飲ませることはできない
のです。

では、どうやってノウハウを共有するか。

一番現実的なのが
アウトプットできる人に入ってもらい
どんどん書出していくことです。

書出されたものを見ると、誰でもケチをつけられます。
それが良いんです。
ゼロからは書けなくても、改良の意見は言えるのです。

ケチをつけるということは
自分の意見があるということです。

同じ仕事をしていても
少しづつやり方が違ったりします。
Aさんに合わすのか、Bさんに合わすのかではなく
「仕事の標準」として、どちらが適切かを
みんなで議論して選んでいけばいいのです。

これはアウトプットの練習となり、
現場で考える考え方を身に付けることにつながります。

「強み」を集めて「弱み」を無力化する

図解:「強み」を集めて「弱み」を無力化する

組織は、何のためにあるのでしょうか?

これは、
一人で行える仕事には限界があるからです。

社長一人で、
 ・商品を企画して
 ・製造して
 ・パケージして
 ・営業して売り込む
 ・請求書を出して
 ・入金か確認し、督促する
などなど、会社の仕事にはたくさんの分業で
成り立っています。

一人で全て完璧にこなすことは、不可能です。
組織は、一人でできない成果を産出すためにあるのです。

大きな仕事をするには、
複数の人間が1つの目的・目標に向かって
仕事に取り組む必要があります。

そして、人それぞれには得意・不得意があります。

受験では、不得意教科を無くして
まんべんなく点数をとることが求められるのでしょうが。

ビジネスでは、
「弱み」を克服して、人並みになったところで
人並みには意味がありません。

自分の得意を「強み」に伸ばし
活かしていくことが必要です。

ドラッカーは以下のように言っています。
 「成果をあげるには、人の強みを生かさなければならない。
  弱みからは何も生まれない。
  結果を生むには、利用できる限りの強み、
  すなわち同僚の強み、上司の強み、自らの強みを
  総動員しなければならない。」

会社が組織として意味があるのは
みんなの「強み」を集めることです。

すると
 ・自分の「弱み」は、誰かの「強み」がカバーしてくれ、
 ・自分の「強み」は、誰かの「弱み」をカバーする

となります。

これが理想です。
そして、これができると
組織としての「強み」として発揮することができます。

でも、もし..
 ・自分の「強み」がわからなかったら?
 ・相手の「強み」がわからなかったら?
 ・同僚の「強み」がわからなかったら?
としたら、どうでしょうか?

誰もが、自分の「強み」は何かと明確になると
組織の中での仕事の組立てが上手くいきます。

逆に、「強み」と言っていたのに
人と比べて「強み」と言えるレベルになと
悲しいことになります。

これからは、
人も組織も、「強み」を意識することが必要です。

会社に、「こんな困った」ありませんか?

図解:会社に、「こんな困った」ありませんか?

こんな問題や悩みは、どこの会社にもあります!

 ・部下が指示通り動かない
   しっかり教えたのに、なんで分かっていない?

 ・代理店がクレームばかり
   規定通りやれば成果が上がるのに自己流だからトラブル!

 ・外注が使い物にならない
   できると言うから依頼したのに期待外れ!

 ・せっかく入れたコンピュータが業務に合わない
   あんなに打合せしたのに、何を聞いてたんだろう?

でも、何が原因でしょうか?

それぞれには言い分があります。

上から(経営者・管理職・発注者)は
 ・やらないヤツ
 ・できないヤツ
 ・ダメなヤツ
 ・期待できないヤツ
と感情的な気持ちが先に来ます。

下から(部下・外注・加盟店)は
 ・話を聞いてくれない..ちゃんとアラームは上げた
 ・自分勝手..一方的に権力に押し切ろうとする
 ・無理難題..もともと計画に無理があるのに
 ・ついて行けない..もう一緒にはやりたくない
などと口に出さずに思っています。

その結果、どうなるか

 ・言われたらやる
 ・言わないことはやらない
 ・責任を負わされるのはイヤ
 ・面倒なことからは逃げたい
 ・自分は言い出しっぺにならない
 ・新しい事、不安なことには手を出さない

 
というような文化が職場にまん延します。

自分の個性を殺して
ただ、黙って言われたことだけを黙々とやる。

だって、自分で考えて手を出すと
 余計なことはするな!
 言われたことだけやってくれ!
と強く叱責されるのです。

それが繰り返されると、その組織の分化になり
抜け出せなくなります。

そして
 ・高いコスト体質:業務ロスが大きくなる
 ・価値を生まない体質:発信しない・責任を持たない

となり
仕事のコントロールレベルが低下します。

解決するにはどうしたら良いのでしょうか?

経営者・管理職・発注者から見ると

 ・なぜ、できない?
 ・なぜ、こんなこと起こるんだ?
 ・なぜ、わからないんだ!
 ・こんなこと、常識なんだけど?

と、言うことが出発点だったりします。。

でも、それは社会の常識なのでしょうか?

だれでも、解るべき、できるべきことなのでしょうか?

指示命令を受けた方に問題があるのでしょうか?
指示命令をした方には問題はないのでしょうか?

権力や立場を基盤とした
一方的な関係になっていないでしょうか?

問題の原因を究明しないで反目するだけでは..
誰も幸せにはなりません。

あなたは、どっちで独立する?

図解:あなたは、どっちで独立する?

この図解の

 ・右の人
  自分の才能と努力で成果を上げた人
  小さな会社にいるので組織の力に頼れない

 ・左の人
  会社の仕組みの上で成果を上げた人
  組織や仕組みに下駄を履かせてもらっている

どちらが独立して成功するでしょうか?

誰が考えても分かります。

よく、こんな事を聞きます。
大企業にいた人や公務員だった人が
独立すると上手く行かない。

私も、何人も見ています。

どちらも独立して
同じ個人事業主同士なのに、
自分の方が上だという上から目線で
小さな会社出身やを出入り業者のように扱う人がいます。

同じ立場だということが理解できていなようです。
よく言われる会社の看板で仕事をしてきた人です。

大企業や役所には、
仕事を運営していく「仕組み」があります。
それに乗って仕事をしていくと、
相応の成果を上げることができます。

勘違いしている人には、
その「仕事の仕組み」のありがたさが分かりません。

会社の看板も無くなり、
生身の自分が試されるということが理解できないのです。

魚には水が見えず、人には空気が見えません。
まさに、これです。

生身の自分しか頼れないのに、
意識は大きな会社の社員だった時の、
上から目線で話してきます。

口で言っている事と、
できることに大きな落差があるので、
まわりから、だんだん相手にされなくなります。

そして、多くの人は1年程度でサラリーマンに戻ります。

何とか、3年持ちこったえられると、
素直に自分に足りない部分が理解できます。

応援してくれる人に「ありがたい」と感謝できます。
どうしたら人の役に立てるかを考えることができるようになります。

でも、
大きな企業にいても、その看板に頼らなくても
ちゃんとした仕事ができる人がいます。

「さすが、元〇〇会社出身!」と思います。

落ち着いて、しっかりした言葉使いで
自分より年下でも年上でも、分け隔てなく
変な色眼鏡で見ないで相手を尊重しあえる人です。

そういう人に会うと、とても刺激されます。
気づきももらえます。
未来の日本を支えて欲しいと思います。

あなたは、どっちで独立しますか?

これからは、意を決して独立するといより
大企業と言えども、定年まで長く勤めることは
できるのでしょうか?

会社も個人も変化します。

定年も副業禁止も無くなります。

そこで必要なのは、自分独りで立ち上れる実力です。