「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

「現場の知恵」を積上・活用する「考動知図」(こう・どう・ち・ず))

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05月

コミュニケーションを構造で考える図解コンテンツプレゼント

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コミュニケーションを構造で考える図解コンテンツ
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職場のコミュニケーションは大丈夫!
と自信を持って言えますか?

伝えたいことは上手く伝わっていますか?
上手く伝えていますか?

仕事は、自分一人でできることは限られます。
他人に行動を依頼します。
それが期待した通りに考えて動いてくれたら良いのですが..
なかなか期待通りには動いてくれません。
どこに問題があるのでしょうか?

【申込条件】
以下のテーマで、実際の体験や悩みをお聞かせください。
仕事の現場で困っていることを10行程度でメールでお送りください。
綺麗な文章でなくてOKです。

その内容をもとに、プレゼントする図解コンテンツを選びたいと考えます。

 テーマ「職場のコミュニケーションの悩み」

【締切と発送】
6月15締切で、6月20日メール添付で発送します。

お役にたてていただけると嬉しいです。

申込と詳細は
http://www.teoria.co.jp/10pre/comu/index.html

依頼通りに実行しても上手くいかない構造

20130530

依頼通りに実行しても上手くいかない構造

昔、SEだったのですが
だんだん業務改善の企画を依頼されるようになりました。
そこでの体験がこの図解です。

企画する内容は、社長の頭の中にしかありません。
やりたいこと、実現したいことが渦巻いています。
それを、2時間ほど熱く語ってくれます。

その熱い想いを一言一句漏らさず
一生懸命に企画書にして
実行できる計画に落とし込んで
次回の打ち合わせに持っていきます。

その企画書を見せて説明すると..

でも、「こうじゃない!」と言われます。
「ここは、こうしよう!」となります。

そこを修正して、関連部分も調整して
次の打ち合わせになります。

すると..
「こうじゃない!」と言われます。
「ここは、こうしよう!」となります。

何度も、これを繰り返します。

そして、結局はぐるっと回って
一回目の企画の内容が一番良かったと落ち着きました。

当時は苦しかった..
話をするたびに、
 ・前提条件が変わっていきます。
 ・新しい内容がでてきます
 ・何が違うのか、なぜ違うのか?..分かりません

打合せをしても積み上げていけないんです。

原因は2つありました。

1.聞いたことを前提として進めたことが間違い

依頼してくれた社長が
熱く語った内容を分析してみると..
 ・現状の分析
  社長が把握している問題点
 ・未来の定義
  どうなったら満足なのか
 ・実行の課題
  何をどうするかの具体的な行動
これが入っています。

でも、問題は..
明快に言葉で定義して伝えてくれている事柄があるのですが、
抜けていること、ダブっていること、灰色な定義..
があるのです。

要するに、依頼してくれた社長の言う通りにするだけでは
上手く行かないのです。

そして、どうなるか?!
 ・「信頼して任せたのに..」
 ・「しっかりやってくれると期待したのに。。」
と言われてしまうのです。

要するに、こういうことです。

 「言われた通りにやると」いうことは...
  成功しない計画で、「不成功」の責任だけ
  追及されるということなのです。

でも、これは下請けの立ち位置です。
企画書を作成するという下請けならこう言っても許されます。

でも、これでは期待に応えられません。
信頼して、相談されることはありません。

2.明らかに私の経験不足

当時、まだまだSEを半分やりながらの仕事でした。
SEの仕事の時に、図解を使って取材していました。
図解を使うことで「聞く」から「尋ねる」という
アプローチができたので業務の取材はしやすかったんです。

その体験から図解を使って取材すれば
企画の仕事も上手くいくだろうとたかをくくっていました。

正直、難易度は格段に違いました。

SEの仕事は、業務をシステム化することです。
要するに、小さな作業単位に切りだして
どう組立てれば効率的かを考えて仕組みにすることです。
現場に行けば作業は見えます。
話を聞けば、理解もできます。
何をやろうとしているのか図解を使うと構造化できました。

でも、企画の仕事は
 ・前提条件を確認して
 ・使える資源は
 ・何のために
 ・どうなったら満足
これらがすべて変数だったんです。

依頼してくれる社長の意図をくみ取って
期待以上の切り口や考え方で返さないと
満足してもらえないのです。

簡単に企画ができます。
任せてください。
なんて言ってはいけなかったんです。
..

この経験不足を補うために図解コンテンツを
コツコツと書き溜めました。
 ・こうすれば良いんだ!
 ・こう説明すれば伝わり易い
 ・取材内容をこのフレームで整理しよう
 ・使えそうな事例は..
仕事で感じた・考えたことを集めました。

あれから、もうすぐ20年...あっというまです。
(フリーのSEとして平成元年に独立しました)

関連記事アップしています。
http://www.teoria.co.jp/ikeda/

図解で考えを整理する時に、最も使うことは「比較」

20130530zukai

図解で考えを整理する時に、最も使うことは「比較」

図解と言うと、テンプレートがあって、
そこに言葉を埋め込んでいけば図解になると
考えている方もいるようです。

ネットで探すと、たくさんの無料テンプレートを
手に入れることができます。
でも、なかなか使えません。

その理由は..

図解しようとするテーマを具体的に整理できていないからです。
頭のなかにあるモヤモヤした状態から、いっきに図解はできません。

モヤモヤした状態を整理する必要があります。

この「大相撲を考える」と言う図解は、
大相撲って何なのかを整理したものです。

数年前のことですが、当時の横綱が巡業をさぼって
国に帰ってしまいました。
体調不良を理由にしていたのにサッカーに興じる
横綱の映像が報道されました。

それを見て、何人ものコメンテータが意見を言っていました。
でも、意見が噛み合いません。

そこで、整理して「比較」して見ました。

ところで相撲って何か!

●興行?
 ビジネスだったら、横綱は取締営業本部部長のような立場です。
 巡業は、売上拡大のために、見込客集めに頑張らなければならない場面です。
 それを、ほとんど仮病だと思わせるような行動でした。
 あのヘディングシュートができるなら、
 病気だとしても巡業に参加して顔を見せるべきでした。

●神事?
 神事なら、巡業はおまけの様なもの横綱が参加しなくてもいいでしょう。
 いやな仕事は部下に押し付ける上司みたいなものでしょうか?

●スポーツ?
 スポーツなら、ルールに則って勝てばいいんです。
 有力なスポンサーがついていれば、巡業は関係ありません。
 スポンサーがいない弱い力士の生活費稼ぎの場でしょうか?

大相撲に詳しくないので勝手なことを書きました。
この3つの切り口が正しくないかもしれません。

ただ、テレビでの議論が、
この3つを整理していない状態で話し合っていることに、
違和感を感じて、この図解を創りました。

同じ土俵に載せて話しても混乱するだけです。

考えられる性質を並べて「比較」するだけで分かりやすくなります。

図解の最初の一歩は、
要素を並べて「比べる」ことです。

全てのものは2度作られる「想像・創造」

20130530teoria

全てのものは2度作られる「想像・創造」

家を建てる時は、建築士に設計図を書いてもらいます。
木造住宅でもたくさんの図面を書きます。

ネットで調べて見ると..

建築図は..
  仕上表、仕様書、案内図、配置図、平面図..
  矩計図(断面詳細図)、部分詳細図、平面詳細図、外構図
構造図は..
  基礎伏図、床伏図、小屋伏図、軸組図..
  木造以外の場合は標準仕様および標準図
設備図は..
  電気設備図、給排水衛生設備図、空調換気設備図
  照明器具、給排水機器、空調換気機器、床暖房機器

木造の戸建住宅でも、たくさんの設計図が必要です。

そして、実際に家を建てる時には、
大工さん、屋根屋さん、左官屋さん、屋根屋さん...
電気屋さん、設備屋さん..
たくさんの人が入れ替わり立ち替わりで作業をしていきます。

もし、この人たちを集めて、
「良い家を作りたい!、意見を出して」と言ったとしたら?

この技術者の人たちは何と言うでしょうか?
 ・設計がしっかりしないとダメだ、
 ・設計図ななければ家は建たない
と言われるでしょう。

どんなモノも、2度創られると考えたら良いのです。

最初は、頭の中の知的に想像(計画・設計図)され、
次に、物質的に創造されるのです。

———————————
■ 想像 (知的創造)
———————————
  ・最初は、頭に思い浮かべる
  ・そして、具体的な設計図に展開する
         
———————————
■ 創造 (物的創造)
———————————
  ・設計図をもとに、材料を集め
  ・設計図通りに組立てる

面倒なことを書いていますが...
誰でも、普段の生活でやっていることです。

旅行の計画を立てる → 旅行に行く
料理のレシピをつくる → 料理を作る
勉強の計画を立てる → 勉強する
デートのプランを立てる → デートする

誰もがやっていることです。

どれも、行きあたりばったりでも何とかなるかもしれませんが..
喜ばしい結果は得られないと思います。

事業を立ち上げる時に、頭の中にありありとイメージし、
それを実現するための
「知的想像」の段階が弱いと、
期待通りの「物的創造」ができません。

頭の中に思い描けないものは、具体的に実現はできないのです。

これからのビジネスマンに必要なことは、
技術者としては
 ・設計図をもとに、材料を集め
 ・設計図通りに組立てる
ということは必要です。

でも、その技術を活かすには、
その前段階として、「知的創造」が重要です。

それには、過去から積み上げた
経験から得た「知恵」が必要です。

その積み上げた「知恵」で、「こう創ろう・こうしよう」と
 ・具体的な作業レベルの提案に具体化できる人と
 ・指示されたら頑張ります
と言う人では大きな差がつきます。

どちらになりたいか!?
自分で決めて、行動していくことが重要です。

目標を持っている人・いない人

図解:目標を持っている人、いない人

目標を持っている人・いない人

 ・目標を持っている人 「目標-現状=課題」
 ・目標を持っていない人「現状≒悩み≒苦労」

まわりにこんな人いませんか?

昔、私が精肉の加工センターに勤めたいたときのことです。

いつもけがをしてくる年配の男性社員がいました。
当時、彼は40代後半だったと思います。

家が近かったのか職場に自転車で通っていました。
その自転車通勤で、何度もケガをします。
顔を擦り剥いたり、青あざができていたりは何度もありました。
足や腕に包帯を巻いて来ることもありました。
酔って自転車に乗るからだと思います。
いつも年配の女性パートさんに慰められたり注意されたりしてました。

20代の私から見て魅力があるとは感じませんでした。
いつも、不満を口にしていたからです。

自分に都合が良くないことが起こると、
〇〇さんが悪い、会社が..
と不満を言うだけでした。

自分はこんなに頑張っているのに..
いつも自分は片隅に置かれている、
きちんと相手にしてもらえない。

そんな不満を口にしながら、お酒をたくさん飲みます。
だから転んだり電柱に

私も何度も誘われました。
一緒にも飲みました。

でも、2人で飲んでも楽しくないのです。
彼の愚痴に付き合わされるだけなのです。

本人は、論理的に会社が、○○さんが...
と、まともな理由を言っているつもりなのでしょうが、
全て自分が正しくて相手が間違っているという論理です。

でも、自分から変えようと動きません。
だから何も変わりません。

当事者に直接文句を言うこともありません、
いつも陰で不満を言います。

私は不思議でした?

なぜ、自分から動かないのか?
なぜ、不満の相手に直接文句を言わないのか?
なぜ、自分に非のあることでも相手が悪いとこじつけるのか?

自分の回りに..
毎日、愚痴や不満を口にしている人はいますか?
これでは、一回しかない人生を無駄にしてしまいます。

逆に、魅力的な先輩もいました。
 ・仕事に取り組む考え方
 ・作業を組立てる方法
 ・パートさんに気持ちよく動いてもらう関係つくり
たくさん学ばせてもらいました。

今でも、良い先輩に出会えたと感謝しています。

年齢、経験年数も同じような人なのに
何が違うんでしょうか?

「目標を持っている・持っていない」の違いではないでしょうか?

 ・目標を持っている人 「目標-現状=課題」
 ・目標を持っていない人「現状≒悩み≒苦労」

目標を持つと、目の前の現実から発見できます。
「どうやったら改善できるか!」知恵が湧きます。
それを、メモすることで
 ・考える...しっかり理解できます
 ・蓄積する..自分のデータベースができます
優秀な先輩たちは、メモしたりノートに書いていました。
書いていなくても、頭の中に整理されていて、
いつでも引き出せるようにしていました。

いつも、自分の「課題」が明確で
毎日の仕事の中で、達成したいテーマを持っていました。

目標を持っていない人は

  「現状≒悩み≒苦労」

この公式になっているのです。

毎日、悩んでいます苦労しています。
でも、どう改善していくかが見えてきません。

目標を持っている人は

 「目標-現状=課題」

この公式になっています。

目指している理想が高いほど、現状との差が見えてきて
どう理想に向かうかが課題となります。
課題が見えていれば、取り組み方が見えてきます。

あなたは、「目標-現状=課題」になっていますか?

作業を与えるな、仕事を与えよ!、作業でなく仕事で受取れ!

20130525teoria

作業を与えるな、仕事を与えよ!、作業でなく仕事で受取れ!

上司は、どんな指示をしているでしょうか?
部下は、どのように指示を受取っているでしょうか?

上司が与える指示を考えると
 ・作業を与える
   「何のために」という目的を示さず、
   具体的な作業を指示する
 ・仕事を与える
   「何のために」という目的を納得させ、
   目的実現の手段を考案させる!
このようになります。

受取る部下は
 ・作業で受取る
   指示された作業をやるだけ
 ・仕事で受取る
   自分で考えて工夫する
このようなります。

上司と部下の関係で考えると、

 1.作業 → 作業
    上司:部下を作業員と定義、伸ばそうとしない
    部下:指示された作業をやるだけ

 2.作業 → 仕事
    上司:部下を作業員と定義、伸ばそうとしない
    部下:良い仕事をしようと考えて工夫する

 3.仕事 → 仕事
    上司:部下を伸ばそうとする、成長して欲しい
    部下:良い仕事をしようと考えて工夫する

 4.仕事 → 作業
    上司:部下を伸ばそうとする、成長して欲しい
    部下:指示された作業をやるだけ

この4パターンがあります。

●問題なのは..
上司・部下で「仕事 → 作業」になることです。
成長させようと考えている上司の期待に応えない部下です。
せっかくの環境を活かすことができなく、
近い将来「作業 → 作業」の関係に落ちてしまいます。

●期待できるのは..
上司・部下で「作業 → 仕事」になることです。
初心者は、上司から作業を与えられます。
でも、それに甘んじて作業だけをしていると成長しません。
自分の頭で、作業の意味・役割を考えて工夫することで、
成長していきます。

できる部下を育てるには、「仕事」を与えましょう。
「できる人」になるには、どんな指示でも「仕事」で受取りましょう。

一生懸命に努力しても「成功・失敗」のどちらかになる!

20130524zukai

一生懸命に努力しても「成功・失敗」のどちらかになる!

仕事では、精一杯の努力が求められます。
そして、それは結果として返ってきます。

でも、どんなに一生懸命努力しても...
「成功・失敗」のどちらかの結果が出てしまいます。
誰もが成功したいのですが..
自分の努力だけでは、どうにもならないこともあります。

どんな仕事でも、会社でも、...
生きている限り成功と失敗はついてきます。

どんなに万全の計画を立てても、
どんなに賢明に努力しても、
結果は必ず2つのどちらかに分かれます...

では、失敗しないためにと考えると..
自分の「できること」だけをやることになります。

「できること」だけをやっていて良いでしょうか?

社会が進んでいるのに、自分だけが立ち止まることになります。
自分のできる範囲が広がっていきません。

こんな言葉があります。

 「 Fail eariy,Fail often 」
  成功するには、すばやく、たくさん失敗しなさい。

いい言葉だと思います。

失敗は、新しいことの挑戦の証です!

大切なことは、「失敗」から何を学ぶかだと思います。

それができると「失敗」が経験と言う財産になります。

考える視点は

 1.自分は本当に、納得できるレベルまで努力したのか?
   実は、考えていると言って悩んでいるだけの場合があります。
   努力していると言って、何も具体的な行動をしない人がいます。

 2.課題の設定は正しかったのか?
   努力の方向が間違っていると成功しません。
   明快な未来を定義できないと、具体的な課題の設定ができません。

 3.成功のための方法・手順の選択は正しかったのか?
   行動の選択が間違っていると成果が出ません。
   行動をする設計図はあったのか?、無計画では成功しません。

 4.協力者との関係は?
   両方にとってwin-winの関係が築けていたのか?
   誰かが無理をしたり損をすると、そこがネックになる。

一生懸命に頑張ったんだけれど...
と、感情的な視点だけで失敗を後悔しているだけでは
何の蓄積もできません。

反省しましょう。
反省は、振り返って具体的事実を思い出しながら
理詰めで「どうだったか?」を追体験することです。

ありありとイメージすることで、問題点が見えてきます。
それが、自分の成功ノウハウとして蓄積されていきます。

そこに「失敗」の意味があります。

「失敗」を、未来の成功を築く材料として蓄積しましょう。

自戒を込めて..

抽象的な方針のままでは動けない・結果がでない

20130523zukai

抽象的な方針のままでは動けない・結果がでない

部下に、このように言っていませんか?
 ・お客様を大切にしよう!
 ・情報の共有化をしよう!
 ・商品の品質を上げよう!
 ・仕事を効率的にやろう!
 ・ムダを無くそう!
 ・地域一番店を目指そう!
 ・顧客第一主義!
 ・コミュニケーションを大切に!
 ・全社一丸となって!
 ・一枚岩で!
 ・みんなで一生懸命やろう!
 ・頑張って成功しよう!
 ・「和」が大切!
  ...
 
これって???
具体的に、何を・どうしたら良いのでしょうか?

抽象的な方針だと..
聞く人によって解釈されてから行動に移されます。

部下Aさんの解釈と、Bさんの解釈が違うと、
違った行動になります。
行動が違うのですから結果も違ってきます。

当然..
 「管理職の想い≠Aさん≠Bさん」
そこで、
 「そんな指示はしていない、何を聞いているんだ」
 「手帳を持って、指示されたことをメモしろ」
と叱っても
叱っている方には意味があっても
叱られている方は、「またか..」と
無意味な時間が続きます。
そして、だんだん嫌になります。

上司の指示が抽象的なレベルで止まっているので、
こんなことになってしまうのです。

当然、優先順位の選び方にも個人差があります。
 ・お客様を大切にしよう!
 ・仕事を効率的にやろう!
で、どちらを優先すべきか???

効率化を優先すると、お客様へのきめ細かい対応を
軽視してしまう人も出てきかねません。

具体的に何をするのか考えましょう。

考える方法は..
例えば「お客様を大切にしよう!」なら
それについての、社内のエピソードを集めましょう。
 ・どう大切にしたのか?
 ・どう喜んでもらったのか?
 ・その時の担当者の気持ちは?
実際の場面を想像できるように具体的に言葉で表現しましょう。

経営理念で、「お客様を大切にしよう!」と言うだけでは、
社員に浸透しません。
エピソードとセットにすることで、しっかり伝わります。

それを、書き溜めることで
 ・会社のノウハウとしても
 ・新人を教育するテキストとしても
有効に活用することができます。

優秀な社員、できるやつと言われるためには、
自分の体験を書きためましょう。
社内の事例を集めましょう。

それは、個人の優秀性を高めるとともに、
会社の資産としても大きな力を発揮します。

図解とは「モデル化・ダイジェスト化」

20130522zukai2

図解とは「モデル化・ダイジェスト化」

「これ、図解できませんか?」と
相談されることがあります。

ですが..
私でも、図解できないモノがあります。

その図解できない理由は!

1.図解する内容が無い 
 
  日記のような文章が長々と書き連ねてある。
  何が言いたいの?、何を理解して欲しいの?
  
  「気持ちは分かりますが..」としか言えません。

2.抽象度の高い言葉がたくさん並ぶ

  描きたい範囲が広すぎて、あれも・これもとなる。
  1枚に全て盛込もうとしても無理。
  
  理解が浅いので抽象度の高い言葉を多用している。

3.要素となる言葉の定義が甘い

  一つの言葉を、複数の意味で使っていたり、
  一つの概念を複数の言葉で表現していたりしている。

  考えている時間が少ない思いつきレベルで止まっている。

4.内容の整合性が低い

 図解する材料となる言葉や文章同士の関係が見えない。
 包含関係や階層構造の把握ができていない。

 テーマの理解、基礎知識、考える材料が少ない。

 
主な理由は、この4つです。 
これでは、私も図解はできません。

ただ、描こうと考える最初の一歩はここです。
ここから、何のために、何を、どのようにと目的を定め、
目標を設定(着地点)して、材料を集めます。
そして、図解していきます。

図解を描くことは、難しいものではありません。
描く内容が整理されていれば簡単です。
内容を整理することが難しいのです

逆に言うと..
描く内容の完成度を高めるために図解を使います。

図解の2つ機能を紹介します。

■モデル化

【辞書で調べると】
 事象の構造を抽象化して論理的に形式化する

 このように考えて良いと思います
  ・要素同士の関係が明快
  ・整合性がとれている
  ・漏れ、ダブりがない
 
【具体的には】 
 図や矢印を使って、関係と構造を表現する

 図解に描くべき内容に、構造としての完成度が必要です。
 別に難しいことではありません。
 分かりやすい話をしている人は、自然にできています。

■ダイジェスト化

【辞書で調べると】
 ある文章や出来事などの内容を要約すること

 このように考えて良いと思います
  ・必要なポイントに絞り込む
  ・言葉の意味を定義
  ・内容を圧縮したもの

【具体的には】 
 文(S+V)・単語をつかって定義や内容を表現する

 図解を簡単に言うと「論説文のダイジェスト版」です。
 短い言葉で、分かりやすく要約したものが図解です。

というように、私は考えています。

「想い・考え」は正しく伝わっていますか?

20130522zukai

「想い・考え」は正しく伝わっていますか?

経営者や管理職のみなさんは、
部下に指示命令して、その結果が出てきたときに..

「指示と違う?」

と感じた体験はありませんか?

そして
 ・分からなかったら、聞いてくれ!
 ・メモくらいしてくれ!
 ・自分で勝手な判断をしないでくれ!
 ・相談してくれれば、こんなにならないのに..
と感じる体験はたくさんあると思います。

もしかしたら...
職場で、このような指示をしていませんか?
 ●顧客満足度をアップしよう!
 ●お客様の立場で誠意を持って!
 ●みんなの力を合わせて!
 ●一生懸命頑張ろう!

素朴な疑問です
 ・具体的にはどうするの?
 ・誰が?
 ・何を?
 ・どのように?
これが見えてきません。

抽象的な指示を出していると、解釈が必要になります。

みんなの解釈が違います。
 ・社長と部長、部長と課長も違います
 ・ベテランと中堅社員、新人も違います
 ・職種によってもちがいます
少しづつ違うのです。
勿論お客様の解釈も違います。

  同じ場所で、同じ事を見ても、
  同じ人から、同じ事を聞いても

解釈が違うので、人によって行動が違います。
行動が違うので、成果が違います。
それが、経営者や管理職の期待通りにならない原因です。

こうなっているのです。
 社長の...    部下の...
 依頼と期待  ≠  認識と行動

正しく、伝わらないと成果は期待できません。

部下が分かっていない、しっかり考えない
常識が通じない、やる気がない
というように、上からの圧力をかけることは簡単です。

でも、部下は「以後、気をつけます」と言い、
上司は、「しっかり頼むよ、期待している」と言い
同じようなことが繰り返されます。

これは、一方的に受信側が悪いわけでなく
情報の発信側(上司)と受信側(部下)の
両方に課題がある場合が多いのです。

「なら、すべて具体的なしないといけないのか!」と
なりますが..

「人を見て法を説け」です。
具体的な指示が必要な人と、
抽象的な指示でできる人を区別すれば良いんです。

そして、会社が組織として「考える材料」を蓄積し、
抽象的な指示で動ける環境をつくりましょう。