「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

「現場の知恵」を積上・活用する「考動知図」(こう・どう・ち・ず))

TEL.025-531-1151 

〒942-0036 新潟県上越市東中島1943-91

  hidetoshi@teoria.co.jp
11月

ビジネス文書における文章と図解表現の違い

図解:ビジネス文書における文章と図解表現の違い

図解とは、情報を「構造化・可視化」する手法です。

伝えたいことを、長い文章で書くと...
必要に迫られた人ならしっかり読んでくれますが、
普通は、パット見ただけで興味が無ければ読み飛ばします。

複雑な内容は長い文章ではしっかり読んでも理解しにくいのです。
 ・読む気がしない
 ・読んでも理解しにくい
 ・理解の個人差が生まれやすい

というのが実際です。

これでは、情報を伝えにくい共有しにくいのです。

これが図解で表現された文書だと、
複雑な内容でも構造化されていると直感で理解できるのです。
 ・読まなくても見ただけで理解できる
 ・理解の個人差が生まれにくい
 ・イメージが記憶に残りやすい

図解だと、情報を伝えやすく共有しやすいのです。

複雑な内容ほど情報を構造化する図解表現が役に立つのです。

ただ、図解するのは難しいのです。

なぜか?

長い文章なら、考えながら書いていけます。
書き出しと終わりで、少し主張がずれてきても気がつかない場合がある。
特に、書いた方は気がつかない場合が多い。

はっきり書くと!
伝える情報が、不完全でも文章だと「それらしく」書けます。
一生懸命書いていると本人は思い込みます。

結局、多くの場合
不完全な状態で伝えることになります。

相手から、「結局、どうなる?、この言葉は、どういう意味?」
などの質問が出ます。

その都度、その場で考えて口頭で補足することになります。
すると、答えた内容のつじつまが合わないことが発生します。

上手く伝わらない原因は、不完全な情報で伝えていることが多いのが現実です。

図解すると

全体を理解しないと図解できません。
部分での理解ではなく、全体を構造として理解できないと
図解にはならないのです。

図解すると、
 ・ヌケ(必要な情報」の不足)
 ・ダブリ(同じ意味を違う言葉で表現している)
 ・矛盾(辻褄が合わない、整合不良)
を発見することができます。

見つけたら修正すれば良いのです。

納得できる図解ができれば、内容にも納得できるのです。

図解で伝えると
相手も理解しやすく、理解の個人差が生まれにくいのです。

一番良いのが
「私は、ここは○○だと思う」と図解の部分を示して
意見を言ってもらえることです。

すると、情報の伝達だったことが
より良い情報を創るための協同作業となります。

複雑な内容を伝えるには、是非図解に挑戦してください。

図解思考は発想力+設計力

図解:図解思考は発想力+設計力

私は、始めは分かりやすく表現するため、上手く伝えるための方法として
「図解」を考えていました。

頭の中のモヤモヤした情報を整理しよう
顧客の要求を整理しよう
と図解を使っていました、

でも、「整理」というアプローチではダメだと気がつきました。

自分の頭の中にある陳腐な情報、顧客のその場の思い付きの情報を
いかに整理しようとも、見栄えよく表現しようとも...
その内容に情報としての価値が無ければダメです。

昔、女子大生に「企画書を見て、アドバイスください」と言われて
渋谷の喫茶店で会ってみてあげたことがあります。
見た瞬間に「きれいに書けているけど、中身がないね~」と
つい本音を言ってしまいました。
私もまだ若かったのです。
それっきり、音信不通ですが...

では、どうすれば価値ある情報を組立てられるか?

たくさんの図解パターンやフレームワークを使ってみました。

ですが..
目的にマッチすれば、非常に簡単に情報を集めていけます。
自分の知らない情報を手に入れることができ
分かりやすく整理して表現することができます。

ですが、内容がマッチしないテーマでは無力です。

では、どうするか?
と考えることから「図解思考」となりました。

表現する前に、
 発想を広げ、情報を集めること
 集めた情報を、論理で組立てること

が必要です。

論理で組立てると
 ・ヌケ
 ・ダブリ
 ・矛盾

が見えます。

これを新たな出発点にして発想を広げます。
これを繰り返します。

繰り返すごとに、内容の完成度が高まります。

ここで必要なことは

 1.発想力
   問いをたたて発案する
   発想を広げられないと、価値を高める材料が集まらない

 2.設計力
   情報を設計する
   論理的に組立てられないと、価値があっても論理で説得できない
 
価値あるアイデアを分かりやすく表現するには「発想・設計」が重要です。

これが図解思考です。

ただ、図解パターンやフレームワークのように覚えたらすぐに使える
とはなりません。

コツコツ練習が必要です。

発想力も設計力も簡単には身につきません。
でも、コツコツ量をこなせば誰でもできるようになります。

その方法論を伝授するのが図解思考講座です。

図解思考ができると
 ・顧客の要求を正しく理系できます
 ・納得できる企画書、提案書が作成できます
 ・通るプレゼンができます
 ・営業ツールにも活かせます
 ・業務マニュアルも作成できます
 ・トラブルの発生を構造化して原因を探れます
 ・仕事の関係者との情報共有、伝承が出来ます。
仕事の様々な土台となるのが図解思考です。

一度、自分の仕事を図解で構造化して見ましょう。

仕事の属人化を解決する方法

図解:仕事の属人化を解決する方法

優秀な社員に頼る仕事のやり方をしていませんか?

優秀な人に頼った仕事の運営は..

 ・社員によるレベルの「ばらつきが大きい、優秀な人なら結果を出すが
 ・優秀な人が我がままになるので、いつも気を遣わないといけない
 ・優秀な人が辞めると業績ダウン、なかなかへこみを埋められない
 ・優秀な個人に頼るので、結果オーライ体質になる
 ・結果オーライ体質なので、上司の指導は精神論になる
 ・上司の指導は精神論になので、新人をほったらかしOJTしてしまう

原因は..
 仕事のやり方を個人に依存しているから、
 組織として指導する内容を持っていない

 指導内容を持っていたとしても
  ・単純な作業の手順だったり
  ・管理職の個人として経験だけだったり

その結果..
 ほったらかしOJTプラスアルファ程度の指導しかできない
 結果オーライ体質なので指導は精神論・根性論が多くなる

 新人の成長は個人任せなので
  ・戦力になるまで時間がかかる
  ・戦力になる、ならないの当たり外れが大きい

仕事の属人化が発生する理由は..

優秀な人が現場で発見した「こうやれば上手くいく」を人に教えられないから。

「こうやれば上手くいく」は現場で得た知恵であり組織のノウハウ。
これは個人が現場で発見した
 ・成果の出る手順(段取り)
 ・上手くやる方法(コツ)

個人が発見し、人に教えること前提で文書化することで
組織の「現場の知恵」として積上げることができる。

この「現場の知恵」は、優秀な社員は
 ・頭の中にあったり
 ・ノートやメモをもっていたりする
が、人に教えることを意識していないので上手く教えられない。

教えられないので、個人の知恵を組織の知恵にできない。

属人化していた仕事でも..
実は、85%は言語化できる。

これをみんなから集めマニュアルを作れば、
 ・新人の即戦力化できる
 ・改善を積上げる土台になる

「現場の知恵」を書き出そうとしても、なかなか難しい。
アウトプットは苦しい作業。

普段、書きなれていない人はほとんど書けない。

なら誰かが聞き出せば、となるが。
これも片手間では難しい。
本気で時間とエネルギーを投入しないとできない。

この「現場の知恵」を書き出す方法論として
「図解思考」が期待されている。