「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

たくさんの情報を集めていませんか？

私もたくさん集めています。

　・新聞や雑誌の切り抜き
　・コピー
　・本につけたマーカー、付箋
　などなど

たくさん持っています。

特に、昔に師事していた先生の資料のコピーが
本棚の下の段に積上下ています。

ですが、それらを見ることはなかなかありません。

企画書や提案書を作成するときに、
その中に役に立つ考え方や材料があったとしても..
探し出すのは至難の業だからです。

時間ばかりかかってしまうのです。

なぜなら
自分の頭にインプットすることの作業の負荷が大きいからです。

　　探して（タイトルを読んで）
　　読んで（長い文章なら、負担が大きい）
　　理解して（文書を構造的理解するには、相応の時間がかかる）
　　使えるか判断して（少しでも使えそうならと考える集めすぎる）

そして、とりあえず必要な方にと振り分けていくのです。
これはかなりの時間と労力を要します。

どこまでやれば良いのか？
どれだけ探せば見つかるのか？

使える材料があるかどうかわからないまま作業を続けることになります。

掛けた時間に応じた価値ある情報が手に入るかどうかは賭けなのです。

結論から言うと..
頭にインプットする負荷の大きい資料は、使いにくいのです。

では、どうしたらいいか？

この４つの作業の
　　探して
　　読んで
　　理解して
　　使えるか判断して
負荷を軽減する状態で保存することです。

これができるのは、図解で作成して保存しておくことです。

私がこれを始めた理由は
提案書を作成する効率を上げることでした。

提案書のフォームを決めて、それに従って提案書を造ります。
そして、その提案書をパワポの１枚単で保存します。

この１枚単位のパワポが集まってくると提案書の作成の効率化が計れます。

提案する相手先を頭に思い浮かべ
エクスプローラーのサムネイルで図解をみて
必要なパワポを開いて取り込んでいく。

図解だと
「探して、読んで、理解して、判断する」という作業が簡単にできます。

提案書をゼロから作るのではなく過去の蓄積をベースにして
集めたパワポをページ展開して、内容を修正したり
足りないページ追加することで提案書作成が効率化できます。

これで、新しく追加したパワポが増えることとなります。

提案書作成の情報がどんどん充実していきます。

是非、仕事で使う資料を図解で保存することをお勧めします。

企画書や提案書のために情報を集めていませんか？

集め方に「ありがち」なのは．．

たくさん情報を集めた．．
　・取材したメモ
　・ネットで見つけて印刷した資料
　・過去の仕事の資料
　・雑誌の切り抜き、抜き書き
　・本にマーカーで印をつけた
情報はたくさんある
これだけあれば大丈夫！　

というような集め方です。

確かに、役には立ちます。
ただインプット情報としてです。

私自身、
紙のコピーを積上げたり、パソコン内にＰＤＦ資料をたくさん持っています。

特に紙のコピーは、昔ついていた先生の資料が３０cmくらいあります。
探せば役に立つ情報がたくさんあると思いますが．．
先生が亡くな手から、なかなか手を付けられる１０年以上積んであるだけです。
もったいない限りです。

これらの情報を使いこなすには
読み込んで
　・ピント来るものを見つけ出し
　・自分にない切り口として
　・上手く表現した単語として
　・部品として使える情報として
などとして使いこなせれば役に立ちます。

では、締め切りのある企画書作成・提案書作成で使えるでしょうか？

実は、まったく加工していない状態で情報として使いにくいのです。
　
理由をまとめると
情報を集めただけなので
　１．必要な情報を簡単に探し出すことができない
　２．活用前に、内容を「理解する」ことが必要
　３．どう使えるか・使うか「考える」ことが必要
なのです。

必要な情報があるか、分からないままページをめくり
「使えそうだ．．」と思ったものが見つかっても
掛けた時間のわりに役に立つかは賭けのようです。

現実は、たっぷり時間のあるときにしか使えません。

では、効率的に活用できる情報を蓄積するにはどうするか。

インプット情報では使いにくいので
自分の頭を通過させたアウトプット情報にする必要があります。

自分でアウトプットした情報なら
見つけやすいし、どんな場面で・どう使えるかも理解できています。

でも、アウトプット情報がたくさんになると
文章や箇条書きで蓄積したものでは探しにくくなります。

パソコンのエクスプローラでサムネイル表示しても
文章や箇条書きでは、見た目が似ていて区別できません。

５００～１，０００枚程度でしたら、タイトルで覚えておけるでしょうが
それ以上になると困難になります。

お勧めする情報の蓄積の仕方は

　１．一つの事柄を、一枚のパワポにする
　２．各１枚を図解を入れる
　　　（全部を図解するのではなく、部分的に図解する）
　３．利用目的ごとに大分類する

というやり方です。

図解すると、エクスプローラでサムネイル表示すると
簡単に区別がつき、必要なパワポを見つけることができます。

図解で一度アウトプットしたものは、どこで・どう使ったか
どう加工すれば・どう使えるかが頭に浮かびます。

企画書・提案書を効率的に作成したい方は
是非、やってみてください。

こんな悩みがありませんか？
　・現場の担当者がいないと仕事が回らない
　・病気や事故でもフォローできる体制が組めない
　・担当者を替えると元に戻してくれとクレームがくる
　・新人を短期間に戦力化できない
　．．など

この原因は、仕事の属人化です。

解決するには、組織として仕事のやり方を定義した
業務マニュアルの作成が必要となります。

その第一歩が「仕事の標準化」です。

「仕事の標準化」とは
　仕事のやり方の組織の標準を決めること。

職場で、
○○業務とか□□作業という言葉で話していても
机を並べて同じ仕事をしていても
人によって仕事のやり方が微妙に違うのです。

　・Ａさんのやり方
　・Ｂさんのやり方
　・Ｃさんのやり方

みんな自分のやり方が最良と思っています。

何が違うのか？

　・取り組み方の違い
　・やり方の違い
　・手順の違い
　・習熟度の違い

などから仕事の作業としてのプロセスが違ってきます。
プロセスが違うのですから、得られる結果が違ってきます。

組織としては、
一番、成果を産みだす効率の高い「やり方」を
標準にしようと考えます。

でも、みんな自分の「やり方」が一番いいと思っているので
なかなか標準が決まりません。

問題なのは、声の大きい人の意見になっていくことです。
ありがちです。

優秀で一番成果を上げている人でも
すべての場面で、一番効率的な「やり方」をしている
分けではありません。

理想なのは、みんなの良いところをモザイクのように集めて
組織としての理想の「やり方」を組立てることです。

これに必要なのは
各自が自分の「やり方」を文書化することです。

これが難しい。

普段、文書を書きなれていれば抵抗感が少ないのですが
現場でバリバリやっている人ほど紙に書き出すことは苦手です。
上司から書いてくれと言われても、なかなか手が出せません。

現場で、新人をそばに立たせて
実際に仕事を見せ説明ができるのですが、文書にするのは難しい。

私が、勧めている方法は
最初から完成度の高い完成版をつくろうとしないことです。

１００％の完成度のマニュアルを、効率的に！
と考えると、まず無理です。

だから
まずは、適当に作成する。
あまり手間をかけないで、適当に写真や動画を撮影して
パワーポイントに貼りこんで
簡単なコメントを付けて持ち寄ることです。

まずは、みんながどうやっているか
簡単なすり合わせからやることです。

これを感度か繰り返して
少しづつレベルアップを計るのです。

この作業を進めるということは
「ノウハウの共有化」を考えることです。
現場でやっている作業の何がノウハウなのか浮かびあがります。
でも、このノウハウを浮かび上がらせるところまでが難しい。

このノウハウの片鱗が見えることが必要です。

単純に作業手順を写真に撮ってキャプションを付けてマニュアル
とすることでしたら短時間で作成できますが．．．

これでは、現場発案で改善を進めてマニュアルを成長させ続ける
環境をつくることは難しと考えます。

まずは、適当にやっつけましょう。
これだと精神的はハードルがぐっと下がります。

何べんも没にすることで
だんだんと内容がグレードアップしていきます。

どこの職場にも
　「俺は、仕事ができる！」
　「あいつより、俺の方が..」
　「あんな課長より、俺の方が．．」
という人はいます。

私自身、社会人になりたての頃は現場の仕事がすべてでした。

現場で、こまねずみのように動き回っていました。
体力があったので人より動いていました。
工夫して作業効率も上げていました。
ですから「仕事ができる」という自負はありました。

現場のことを何もしないで、偉そうに口だけの管理職を
「何やってんだろうな～」なんて、思っていました。

まさに、自分の狭い視野で「できる！」と思っていたのです。

でも、だんだん社会経験を積み、後輩に仕事を教えるようになると、
現場で動き回るだけではダメだと実感します。
自分が動かないで、指示だけするという場面が」出てきました。
見える範囲が広がったのです。

こういうことは、誰にでもあると思います。

問題なのは
　・同じ場所にとどまって
　・自分の視野の範囲しか見えない
ことです。

誰でも、自分の見えている範囲でしか考えられません。

一度、立ち止まって自分の位置を確認しましょう。

今の自分は、
　・どの立場で仕事をしているのか？
　・視点はどこにあるのか？
です。

若い新人で、現場作業に携わっていても
意識は、経営者・管理者という人も増えてきました。
起業が当たり前になってきたので
若くても経営者としての意識で現場で働いているのです。

逆に中高年の管理者でも
現場で作業をやる意識しかない人がいます。
「俺は、こうやってきた」というところから
同じようにやることを強要してきます。
現場全体を見渡すことができていません。

これでは、変化の激しい時代に対応できません。

そして、もう一つ意識する必要があるのは
何を提供して組織に貢献するのかということです。

提供するものは２つあります。
　１．時間：決められた勤務時間を全うする
　２．能力：成果にどれだけ貢献したかが問われる

誰でも、この２つを提供して
自分以外の人の役に立ちます。

若い時は、時間を提供して
だんだんと能力を提供する割合が増えてくるのが理想です。

今の自分は、
　・どの位置で
　・何を提供している
のか考えてみましょう。
　

上手く言いたいことを伝えられないという悩みは
誰にでもあります。

伝えたいことを分かりやすく図解すると
企画、提案、プレゼン資料、会議資料、打ち合わせに効果抜群です。

図解は、仕事に役に立ちます。

こう書くと、
伝える側からすると、図解は伝えるための手法と思われ
伝えられる側からると、図解は理解を助ける表現方法となります。

図解は、伝達のための道具と言って良いと思います。

でも、こう定義してしまうと．．

図解を書くために
「わかりやすくて、美しい図解のつくり方」
というようになってしまいます。

ここから２つの誤解が生まれます。

１．図解は、「絵を描く」ものという誤解

　　こうなると、図解できない人は
　　　　・センスがないから
　　　　・絵心がないから
　　と、言い訳することになります。

２．図解は、図形を組み合わせるものという誤解

　　よく聞く言葉で
　　「図解は、〇や□などを線や矢印で結べばいいんです、簡単！」
　　と、言う発言となります。

この２つは、間違いです。

ただ、昭和５８年から図解をしている私でも
はじめの頃は、このように思っていました。
たくさんの人が誤解されるのは仕方のないことです。

あれから３０年以上、たくさんの図解をしてきた結果、
図解は、図形を使った表現方法ではあるが
図形ではないので、図形から考えるのはおかしいのです。

絵でもないから、センスも絵心も不要なんです。

図解で必要なことは

　図解を使って、
　・思考を広げること
　・思考を整理すること
　・内容の完成度を高めること
　なんです。

要するに、図解を使って思考することが必要です。

表現したい内容の完成度が低い状態で
　図解を使って
　・頭の中のモヤモヤを整理して
　・分かりやすく表現しよう
とするところに無理があるのです。

ただ図解を図形として考えて上手くいく場合があります。

それは、
　・内容が簡単で
　・図解パターンに合う
場合です。

これだと、あまり苦労なく図解することができます。

ただ技術が進化して、仕事の仕組みが複雑になった現代は
図解パターンに合う内容だけを図解するだけでは間に合いません。

図解パターンは基礎力としてたくさん練習することをお勧めしますが、
その先を行くには、図解パターンの図解から抜け出すことが必要です。