「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

企画書や提案書を上手く書けない．．
　・もっとインパクトのある表現をしたい
　・もっとわかりやすくできないか
　・もっと価値ある内容に組み上げたい
などと悩みます。

要するに「表現」の方法で悩んでいるんです。

私も、図解を始めた当初は
「どう、上手く表現しようか？」と悩みました。
いろいろやってみました。

企画書の書き方とか、提案書の作成の仕方などの
本をたくさん読みました。

確かに勉強にはなりました。
今も役に立ってはいます。

でも、何か足りないと感じていました。

そこで気がついたのは、

　・頭の中にある不完全な状態の書きたいことを
　・どうやって表現しようか？

と、悩んでいたということです。

要するに
表現する内容が不完全なのに
表現しようと悩んでいたのです。

なら、どうするか？

ここで、「思考の整理」ということが頭に浮かびます。

でも、整理するだけで良いのか？
と、悩みました。

これを何年も悩み続けて結論が出ました。

分かりやすい、通る企画書・提案書を作成するための

前提条件は
　・自分が知っている情報を整理しても、顧客が喜ぶかどうかは別物
　・顧客にとって価値ある情報でないと、購入や契約につながらない
ということ。

目指しているのは
　・自分の頭の中のモヤモヤを出発点に、潤沢な情報を集める
　・集めた情報をベースに顧客の求める価値を組立てる
ということ。

必要なことは
　・発想力：必要な情報を集めること
　・設計力：価値を生み出す組立てをすること
です。

パワポ１枚単位に、発想・設計・表現することで、
企画書や提案書の１枚になります。

ここから、企画書作成、提案書作成の方法論につなげていくと
上手く作ることができます。

頭の中にあるモヤモヤした状態のまま「どう表現しよういか？」と
悩む前に、

価値ある情報を組立てるために
　・発想する
　・設計する
という前段階を考えましょう。

図解は、難しいです。
納得できる図解を描くには、時間がかかります。

すると、つい．．

自分には、、絵心がないんだ。
センスがないから．．
などと表現力の無さを言い訳にしがちです。

でも、図解できない原因のほとんどは
表現力のもんだいではありません。

できない理由は３つあります。

１つ目は、主張を明確にできないこと

　頭の中にある、もやもやした状態の「想い」のすべてを
　１枚の紙に落とし込むことは難しいです。

　この１枚で、何を伝え
　次の１枚で、内を、その次の１枚では..
　とストーリー展開することが必要です。

　これができると、全体を１枚にまとめることも可能となります。

　１枚ごとに、何を伝えるか明快に決められないことが多く
　上手くない図解を見ると、あれも・これもと
　盛りだくさんになってしまい、ポイントがずれています。

　
２つ目は、単文・単語に要約できていないこと

　１枚の紙に、長い文章で説明しても読んでもらえません。

　長い文章だと、読み手によって理解の個人差が大きくなります。
　これらを防ぐために、図解します。
　必要なことは分かりやすい要約です。

　重要なポイントに絞り込むこと
　分かりやすい単語や単文で表現することです。
　これが出来ていないと、意図が伝わりません。

３つ目は、内容を構造化できていないこと

　単語や単文に要約したものを構造化することです。

　構造化とは
　　・因果関係
　　・包含関係
　　・対比
　　・手順や時間経過
　などに組みたてて、整合性の確認や漏れ・重複のチェックをします。

　問題なのは、この構造がしっかりしていないことです。
　図解は絵とか図形と思っている人は、
　論理的な組み立てができていないことです。

要するに
図解に必要なことは

　　しっかりした主張と論理的な組立て
　
が必要なのです。

もう、３０年近く前のことです。
当時３０代の私が、女子大生に「企画書見てください」と言われ
渋谷の喫茶店で会って、見てあげたことがあります。

その時つい..
「きれいに書けているけど、中身がない」と
言ってしまいました。

当然、それっきりですが．．
私も若かったです。　反省．．

図解は、見るのは簡単ですが
頭の中にあるもやもやした状態を図解にするのは手間がかかります。

どうしたら良いのか．．

実は、図解は誰でもできるようになります。
ただ、正しい方法論に従ってコツコツ練習すれば。

よく見かけるのが．．
どこかで見つけた図解の一部を取り込んで使うことです。

内容がマッチすれば、効率の良いやり方ですが、
多くの場合は、「？」と思われます。

もったいないことになります。

仕事でチェックリストを使っている場面があります。

でも、多くの場合は
初心者向けのオペレーション・チェックリストです。

初心者は、仕事に習熟していないため
　・手順を間違えやすい
　・作業方法を間違いやすい
ということを防止するために使います。
習熟度が低い新人を即戦力化するツールとして大いに役に立ちます。

問題は、作業手順を具体的に規定するため
　・チェック項目が多くなったり
　・枚数が多くなったり
するのです。
だから、つい面倒になってと確認しなくなります。
まあ、簡単に言うとバカにしてしまいます。

問題なのは
確認しなくても、規定通り仕事が進めば良いのですが
「こっちのやり方の方が効率が良いから」と
組織として承認していない個人のやり方をやってしまうことです。
部分最適になっていなければ良いのですが．．

多くの人は、
自分で考えて、仕事をもっとよくしたい
自分の工夫で、成果を上げたい評価されたい
と考えています。

ですが、
どこを、どう考えたら、改善ができるのか
知識も体験もないのが普通です。

ここで、活用できるのが
クリエイティブ・チェックリストです。

今、目の前の現場だけを見て
　・どこを
　・どうしたら
　・どうなる
とだけ考えていてはアイデアは出ません。

必要なのは、
妄想・願望を広げてたくさんのアイデアを出し、
そこから価値ある「！」を見つけることです。

たくさんの無駄なアイデアを出すことによって
ひとつの価値あるアイデアを見つけ出すことが出来ます。

そのために、
発想を広げるツールとしてクリエイティブ・チェックリスト
は役に立ちます。

私がお勧めしているのは
目的に応じてチェックリストを使い分けることです。

・初心者には、オペレーション・チェックリスト
・経験者には、クリエイティブ・チェックリスト

これらを自社で作成して活用しましょう。

図解を創る最初は、
頭の中にある事柄、思い、事実を言葉にして書き出します。
いかに、たくさん書き出すか！
そこが重要。

形式は、どうでもＯＫです。
とにかく書き出します。
まずは言葉にして紙やパワポにします。

まずは言葉にして、三人称にして
モノとして扱うことが出来る状態にするのです。

書き出されたものは
　・単語
　・箇条書き
　・長い文章
などなど、混在します。
それでいいんです。

大量で、まとまりない情報が団子状態。
頭の中では、とりとめもない
これでは、扱えないので情報を意味で分けます。

その分けた情報ごとに
長い文章、込み入った複文はわかりにくいで単文にします。
単語は、主語・述語を組み合わせて箇条書きにします。

こうすると、最初の分類に合わないことが見えてきます。

そこで、再度「意味のグループ化」をします。
次に、そのグループに名前（ラベル）をつけます。
名前（ラベル）をつけるために必要なことは、抽象度を上げ理解すること。

今度は、グループの関連付けです。
書き出し、整理され、名前が付けられたグループには
それぞれ関係があります。

関係を整理し、関係のセット同士を組み合わせていきます。

こう書くと..
スムーズに進められるようですが
現実は、何度も行ったり来たりします。

すると
　・ヌケ
　・ダブリ
　・矛盾
が見えてきます。

言葉を入れ替え
ラベルを付け替え
組合せを変えます。

繰り返すことで、
自分が
　・何を考えていたのか
　・何を表現したかったのか
段々と見えてきます。

要するに
自分の考えを「創る」という作業です。

よくある誤解は
図解を表現する技術と思っていることです。

頭の中にあるもやもやした状態の情報を書き出して
整理することだけでは表現できません。

頭の中には完成度の低い情報が混とんとしているだけ。
これでは「表現」するというアプローチでは無理なんです。

「創る」作業なので何度も繰り返します。

そのための基本材料が箇条書きです。

単語では、
言葉の意味はありますが
意図は示されていません。

箇条書きは、
意図を示すことが出来ます。

この箇条書きを、最小単位として関係を整理し
組合わせていくことで複雑な内容も表現することが出来ます。

図解しようとパワポに向かうと
つい１００％の完成度で分かりやすく表現しようと
してしまいますが．．

最初は、ラフな状態で完成度や分かりやすさを気にせず
どんどん箇条書きを書き出すところから始めてください。

慣れてくると、短い時間で納得できるレベルに近づけます。

同じ職場で、同じ仕事をしていても．．
人によって成果が違うのは、なぜでしょうか？

同じ作業でも、
人によって、やり方がバラバラだったりします。
当然、生産性が違います。
　・Ａさんのやり方
　・Ｂさんのやり方
　・Ｃさんのやり方
これが、仕事の「属人化」です。

なぜ、いろいろなやり方があるのでしょうか？

考えられるのが
　・教えてくれた人が違う
　・それぞれが独自に改善、工夫している
　・各自の工夫を教えあわない
　・教えてもらっても受け入れない
などなどです。

要するに
「会社が、組織として仕事のやり方をコントロールしていない」
ということです。

会社は、
結果さえ出れば、どうやってもいいのです。

結果にしか興味がなく、プロセスはどうでもいい
と考えていると言われても仕方がありません。

では、会社が組織としてプロセスをコントロールするには
属人化している仕事のやり方を「標準化」することです。

でも、誰かのやり方に統一させようとすると問題が起きます

正しいやり方は、これまでやってきた
　・Ａさんのやり方
　・Ｂさんのやり方
　・Ｃさんのやり方
をテーブルに出して
具体的なタスク単位に分解して
成果につながるプロセスを組立てます。

要するに
現場の担当者の頭の中にある「現場の知恵」を
集めて成果につながる新しいプロセスを組立てるのです。

では、「どう、成果につながるのか」を考える３つの視点があります。

１．お客様
　　顧客満足は得られるか？
　　顧客に支持されることが最も重要です。

２．経営者
　　理念に合致するか？
　　儲かればいいでは、会社を長く続けられません。

３．担当者
　　生産性はどうか？
　　仕事をしやすいのか、効率的な作業ができるのか。

という観点で、小さな作業を一つひとつ探っていきます。

とても面倒くさい作業です。

でも、成長する業務の標準化を導入するには
必要な土台作りとなります。

そんな面倒くさいことしないで、
現場作業を写真や映像で撮って手順化して
スマホやタブレットでオンラインマニュアルを作れば簡単。

確かに、簡単でしょう。

一定の効果はあると思います。

でも、作業手順を共有化するだけで良いんでしょぅか？
この通りやれと、教え、その通りやらせるだけでいいんでしょうか？