「現場の知恵」を蓄積・活用する「考動知図」

こんな悩みがありませんか？
　・現場の担当者がいないと仕事が回らない
　・病気や事故でもフォローできる体制が組めない
　・担当者を替えると元に戻してくれとクレームがくる
　・新人を短期間に戦力化できない
　．．など

この原因は、仕事の属人化です。

解決するには、組織として仕事のやり方を定義した
業務マニュアルの作成が必要となります。

その第一歩が「仕事の標準化」です。

「仕事の標準化」とは
　仕事のやり方の組織の標準を決めること。

職場で、
○○業務とか□□作業という言葉で話していても
机を並べて同じ仕事をしていても
人によって仕事のやり方が微妙に違うのです。

　・Ａさんのやり方
　・Ｂさんのやり方
　・Ｃさんのやり方

みんな自分のやり方が最良と思っています。

何が違うのか？

　・取り組み方の違い
　・やり方の違い
　・手順の違い
　・習熟度の違い

などから仕事の作業としてのプロセスが違ってきます。
プロセスが違うのですから、得られる結果が違ってきます。

組織としては、
一番、成果を産みだす効率の高い「やり方」を
標準にしようと考えます。

でも、みんな自分の「やり方」が一番いいと思っているので
なかなか標準が決まりません。

問題なのは、声の大きい人の意見になっていくことです。
ありがちです。

優秀で一番成果を上げている人でも
すべての場面で、一番効率的な「やり方」をしている
分けではありません。

理想なのは、みんなの良いところをモザイクのように集めて
組織としての理想の「やり方」を組立てることです。

これに必要なのは
各自が自分の「やり方」を文書化することです。

これが難しい。

普段、文書を書きなれていれば抵抗感が少ないのですが
現場でバリバリやっている人ほど紙に書き出すことは苦手です。
上司から書いてくれと言われても、なかなか手が出せません。

現場で、新人をそばに立たせて
実際に仕事を見せ説明ができるのですが、文書にするのは難しい。

私が、勧めている方法は
最初から完成度の高い完成版をつくろうとしないことです。

１００％の完成度のマニュアルを、効率的に！
と考えると、まず無理です。

だから
まずは、適当に作成する。
あまり手間をかけないで、適当に写真や動画を撮影して
パワーポイントに貼りこんで
簡単なコメントを付けて持ち寄ることです。

まずは、みんながどうやっているか
簡単なすり合わせからやることです。

これを感度か繰り返して
少しづつレベルアップを計るのです。

この作業を進めるということは
「ノウハウの共有化」を考えることです。
現場でやっている作業の何がノウハウなのか浮かびあがります。
でも、このノウハウを浮かび上がらせるところまでが難しい。

このノウハウの片鱗が見えることが必要です。

単純に作業手順を写真に撮ってキャプションを付けてマニュアル
とすることでしたら短時間で作成できますが．．．

これでは、現場発案で改善を進めてマニュアルを成長させ続ける
環境をつくることは難しと考えます。

まずは、適当にやっつけましょう。
これだと精神的はハードルがぐっと下がります。

何べんも没にすることで
だんだんと内容がグレードアップしていきます。

どこの職場にも
　「俺は、仕事ができる！」
　「あいつより、俺の方が..」
　「あんな課長より、俺の方が．．」
という人はいます。

私自身、社会人になりたての頃は現場の仕事がすべてでした。

現場で、こまねずみのように動き回っていました。
体力があったので人より動いていました。
工夫して作業効率も上げていました。
ですから「仕事ができる」という自負はありました。

現場のことを何もしないで、偉そうに口だけの管理職を
「何やってんだろうな～」なんて、思っていました。

まさに、自分の狭い視野で「できる！」と思っていたのです。

でも、だんだん社会経験を積み、後輩に仕事を教えるようになると、
現場で動き回るだけではダメだと実感します。
自分が動かないで、指示だけするという場面が」出てきました。
見える範囲が広がったのです。

こういうことは、誰にでもあると思います。

問題なのは
　・同じ場所にとどまって
　・自分の視野の範囲しか見えない
ことです。

誰でも、自分の見えている範囲でしか考えられません。

一度、立ち止まって自分の位置を確認しましょう。

今の自分は、
　・どの立場で仕事をしているのか？
　・視点はどこにあるのか？
です。

若い新人で、現場作業に携わっていても
意識は、経営者・管理者という人も増えてきました。
起業が当たり前になってきたので
若くても経営者としての意識で現場で働いているのです。

逆に中高年の管理者でも
現場で作業をやる意識しかない人がいます。
「俺は、こうやってきた」というところから
同じようにやることを強要してきます。
現場全体を見渡すことができていません。

これでは、変化の激しい時代に対応できません。

そして、もう一つ意識する必要があるのは
何を提供して組織に貢献するのかということです。

提供するものは２つあります。
　１．時間：決められた勤務時間を全うする
　２．能力：成果にどれだけ貢献したかが問われる

誰でも、この２つを提供して
自分以外の人の役に立ちます。

若い時は、時間を提供して
だんだんと能力を提供する割合が増えてくるのが理想です。

今の自分は、
　・どの位置で
　・何を提供している
のか考えてみましょう。
　

上手く言いたいことを伝えられないという悩みは
誰にでもあります。

伝えたいことを分かりやすく図解すると
企画、提案、プレゼン資料、会議資料、打ち合わせに効果抜群です。

図解は、仕事に役に立ちます。

こう書くと、
伝える側からすると、図解は伝えるための手法と思われ
伝えられる側からると、図解は理解を助ける表現方法となります。

図解は、伝達のための道具と言って良いと思います。

でも、こう定義してしまうと．．

図解を書くために
「わかりやすくて、美しい図解のつくり方」
というようになってしまいます。

ここから２つの誤解が生まれます。

１．図解は、「絵を描く」ものという誤解

　　こうなると、図解できない人は
　　　　・センスがないから
　　　　・絵心がないから
　　と、言い訳することになります。

２．図解は、図形を組み合わせるものという誤解

　　よく聞く言葉で
　　「図解は、〇や□などを線や矢印で結べばいいんです、簡単！」
　　と、言う発言となります。

この２つは、間違いです。

ただ、昭和５８年から図解をしている私でも
はじめの頃は、このように思っていました。
たくさんの人が誤解されるのは仕方のないことです。

あれから３０年以上、たくさんの図解をしてきた結果、
図解は、図形を使った表現方法ではあるが
図形ではないので、図形から考えるのはおかしいのです。

絵でもないから、センスも絵心も不要なんです。

図解で必要なことは

　図解を使って、
　・思考を広げること
　・思考を整理すること
　・内容の完成度を高めること
　なんです。

要するに、図解を使って思考することが必要です。

表現したい内容の完成度が低い状態で
　図解を使って
　・頭の中のモヤモヤを整理して
　・分かりやすく表現しよう
とするところに無理があるのです。

ただ図解を図形として考えて上手くいく場合があります。

それは、
　・内容が簡単で
　・図解パターンに合う
場合です。

これだと、あまり苦労なく図解することができます。

ただ技術が進化して、仕事の仕組みが複雑になった現代は
図解パターンに合う内容だけを図解するだけでは間に合いません。

図解パターンは基礎力としてたくさん練習することをお勧めしますが、
その先を行くには、図解パターンの図解から抜け出すことが必要です。

企画書や提案書を上手く書けない．．
　・もっとインパクトのある表現をしたい
　・もっとわかりやすくできないか
　・もっと価値ある内容に組み上げたい
などと悩みます。

要するに「表現」の方法で悩んでいるんです。

私も、図解を始めた当初は
「どう、上手く表現しようか？」と悩みました。
いろいろやってみました。

企画書の書き方とか、提案書の作成の仕方などの
本をたくさん読みました。

確かに勉強にはなりました。
今も役に立ってはいます。

でも、何か足りないと感じていました。

そこで気がついたのは、

　・頭の中にある不完全な状態の書きたいことを
　・どうやって表現しようか？

と、悩んでいたということです。

要するに
表現する内容が不完全なのに
表現しようと悩んでいたのです。

なら、どうするか？

ここで、「思考の整理」ということが頭に浮かびます。

でも、整理するだけで良いのか？
と、悩みました。

これを何年も悩み続けて結論が出ました。

分かりやすい、通る企画書・提案書を作成するための

前提条件は
　・自分が知っている情報を整理しても、顧客が喜ぶかどうかは別物
　・顧客にとって価値ある情報でないと、購入や契約につながらない
ということ。

目指しているのは
　・自分の頭の中のモヤモヤを出発点に、潤沢な情報を集める
　・集めた情報をベースに顧客の求める価値を組立てる
ということ。

必要なことは
　・発想力：必要な情報を集めること
　・設計力：価値を生み出す組立てをすること
です。

パワポ１枚単位に、発想・設計・表現することで、
企画書や提案書の１枚になります。

ここから、企画書作成、提案書作成の方法論につなげていくと
上手く作ることができます。

頭の中にあるモヤモヤした状態のまま「どう表現しよういか？」と
悩む前に、

価値ある情報を組立てるために
　・発想する
　・設計する
という前段階を考えましょう。

図解は、難しいです。
納得できる図解を描くには、時間がかかります。

すると、つい．．

自分には、、絵心がないんだ。
センスがないから．．
などと表現力の無さを言い訳にしがちです。

でも、図解できない原因のほとんどは
表現力のもんだいではありません。

できない理由は３つあります。

１つ目は、主張を明確にできないこと

　頭の中にある、もやもやした状態の「想い」のすべてを
　１枚の紙に落とし込むことは難しいです。

　この１枚で、何を伝え
　次の１枚で、内を、その次の１枚では..
　とストーリー展開することが必要です。

　これができると、全体を１枚にまとめることも可能となります。

　１枚ごとに、何を伝えるか明快に決められないことが多く
　上手くない図解を見ると、あれも・これもと
　盛りだくさんになってしまい、ポイントがずれています。

　
２つ目は、単文・単語に要約できていないこと

　１枚の紙に、長い文章で説明しても読んでもらえません。

　長い文章だと、読み手によって理解の個人差が大きくなります。
　これらを防ぐために、図解します。
　必要なことは分かりやすい要約です。

　重要なポイントに絞り込むこと
　分かりやすい単語や単文で表現することです。
　これが出来ていないと、意図が伝わりません。

３つ目は、内容を構造化できていないこと

　単語や単文に要約したものを構造化することです。

　構造化とは
　　・因果関係
　　・包含関係
　　・対比
　　・手順や時間経過
　などに組みたてて、整合性の確認や漏れ・重複のチェックをします。

　問題なのは、この構造がしっかりしていないことです。
　図解は絵とか図形と思っている人は、
　論理的な組み立てができていないことです。

要するに
図解に必要なことは

　　しっかりした主張と論理的な組立て
　
が必要なのです。

もう、３０年近く前のことです。
当時３０代の私が、女子大生に「企画書見てください」と言われ
渋谷の喫茶店で会って、見てあげたことがあります。

その時つい..
「きれいに書けているけど、中身がない」と
言ってしまいました。

当然、それっきりですが．．
私も若かったです。　反省．．

図解は、見るのは簡単ですが
頭の中にあるもやもやした状態を図解にするのは手間がかかります。

どうしたら良いのか．．

実は、図解は誰でもできるようになります。
ただ、正しい方法論に従ってコツコツ練習すれば。

よく見かけるのが．．
どこかで見つけた図解の一部を取り込んで使うことです。

内容がマッチすれば、効率の良いやり方ですが、
多くの場合は、「？」と思われます。

もったいないことになります。

仕事でチェックリストを使っている場面があります。

でも、多くの場合は
初心者向けのオペレーション・チェックリストです。

初心者は、仕事に習熟していないため
　・手順を間違えやすい
　・作業方法を間違いやすい
ということを防止するために使います。
習熟度が低い新人を即戦力化するツールとして大いに役に立ちます。

問題は、作業手順を具体的に規定するため
　・チェック項目が多くなったり
　・枚数が多くなったり
するのです。
だから、つい面倒になってと確認しなくなります。
まあ、簡単に言うとバカにしてしまいます。

問題なのは
確認しなくても、規定通り仕事が進めば良いのですが
「こっちのやり方の方が効率が良いから」と
組織として承認していない個人のやり方をやってしまうことです。
部分最適になっていなければ良いのですが．．

多くの人は、
自分で考えて、仕事をもっとよくしたい
自分の工夫で、成果を上げたい評価されたい
と考えています。

ですが、
どこを、どう考えたら、改善ができるのか
知識も体験もないのが普通です。

ここで、活用できるのが
クリエイティブ・チェックリストです。

今、目の前の現場だけを見て
　・どこを
　・どうしたら
　・どうなる
とだけ考えていてはアイデアは出ません。

必要なのは、
妄想・願望を広げてたくさんのアイデアを出し、
そこから価値ある「！」を見つけることです。

たくさんの無駄なアイデアを出すことによって
ひとつの価値あるアイデアを見つけ出すことが出来ます。

そのために、
発想を広げるツールとしてクリエイティブ・チェックリスト
は役に立ちます。

私がお勧めしているのは
目的に応じてチェックリストを使い分けることです。

・初心者には、オペレーション・チェックリスト
・経験者には、クリエイティブ・チェックリスト

これらを自社で作成して活用しましょう。

図解を創る最初は、
頭の中にある事柄、思い、事実を言葉にして書き出します。
いかに、たくさん書き出すか！
そこが重要。

形式は、どうでもＯＫです。
とにかく書き出します。
まずは言葉にして紙やパワポにします。

まずは言葉にして、三人称にして
モノとして扱うことが出来る状態にするのです。

書き出されたものは
　・単語
　・箇条書き
　・長い文章
などなど、混在します。
それでいいんです。

大量で、まとまりない情報が団子状態。
頭の中では、とりとめもない
これでは、扱えないので情報を意味で分けます。

その分けた情報ごとに
長い文章、込み入った複文はわかりにくいで単文にします。
単語は、主語・述語を組み合わせて箇条書きにします。

こうすると、最初の分類に合わないことが見えてきます。

そこで、再度「意味のグループ化」をします。
次に、そのグループに名前（ラベル）をつけます。
名前（ラベル）をつけるために必要なことは、抽象度を上げ理解すること。

今度は、グループの関連付けです。
書き出し、整理され、名前が付けられたグループには
それぞれ関係があります。

関係を整理し、関係のセット同士を組み合わせていきます。

こう書くと..
スムーズに進められるようですが
現実は、何度も行ったり来たりします。

すると
　・ヌケ
　・ダブリ
　・矛盾
が見えてきます。

言葉を入れ替え
ラベルを付け替え
組合せを変えます。

繰り返すことで、
自分が
　・何を考えていたのか
　・何を表現したかったのか
段々と見えてきます。

要するに
自分の考えを「創る」という作業です。

よくある誤解は
図解を表現する技術と思っていることです。

頭の中にあるもやもやした状態の情報を書き出して
整理することだけでは表現できません。

頭の中には完成度の低い情報が混とんとしているだけ。
これでは「表現」するというアプローチでは無理なんです。

「創る」作業なので何度も繰り返します。

そのための基本材料が箇条書きです。

単語では、
言葉の意味はありますが
意図は示されていません。

箇条書きは、
意図を示すことが出来ます。

この箇条書きを、最小単位として関係を整理し
組合わせていくことで複雑な内容も表現することが出来ます。

図解しようとパワポに向かうと
つい１００％の完成度で分かりやすく表現しようと
してしまいますが．．

最初は、ラフな状態で完成度や分かりやすさを気にせず
どんどん箇条書きを書き出すところから始めてください。

慣れてくると、短い時間で納得できるレベルに近づけます。

同じ職場で、同じ仕事をしていても．．
人によって成果が違うのは、なぜでしょうか？

同じ作業でも、
人によって、やり方がバラバラだったりします。
当然、生産性が違います。
　・Ａさんのやり方
　・Ｂさんのやり方
　・Ｃさんのやり方
これが、仕事の「属人化」です。

なぜ、いろいろなやり方があるのでしょうか？

考えられるのが
　・教えてくれた人が違う
　・それぞれが独自に改善、工夫している
　・各自の工夫を教えあわない
　・教えてもらっても受け入れない
などなどです。

要するに
「会社が、組織として仕事のやり方をコントロールしていない」
ということです。

会社は、
結果さえ出れば、どうやってもいいのです。

結果にしか興味がなく、プロセスはどうでもいい
と考えていると言われても仕方がありません。

では、会社が組織としてプロセスをコントロールするには
属人化している仕事のやり方を「標準化」することです。

でも、誰かのやり方に統一させようとすると問題が起きます

正しいやり方は、これまでやってきた
　・Ａさんのやり方
　・Ｂさんのやり方
　・Ｃさんのやり方
をテーブルに出して
具体的なタスク単位に分解して
成果につながるプロセスを組立てます。

要するに
現場の担当者の頭の中にある「現場の知恵」を
集めて成果につながる新しいプロセスを組立てるのです。

では、「どう、成果につながるのか」を考える３つの視点があります。

１．お客様
　　顧客満足は得られるか？
　　顧客に支持されることが最も重要です。

２．経営者
　　理念に合致するか？
　　儲かればいいでは、会社を長く続けられません。

３．担当者
　　生産性はどうか？
　　仕事をしやすいのか、効率的な作業ができるのか。

という観点で、小さな作業を一つひとつ探っていきます。

とても面倒くさい作業です。

でも、成長する業務の標準化を導入するには
必要な土台作りとなります。

そんな面倒くさいことしないで、
現場作業を写真や映像で撮って手順化して
スマホやタブレットでオンラインマニュアルを作れば簡単。

確かに、簡単でしょう。

一定の効果はあると思います。

でも、作業手順を共有化するだけで良いんでしょぅか？
この通りやれと、教え、その通りやらせるだけでいいんでしょうか？

仕事の標準化とは何でしょうか？

誰が、いつやっても同じ手順で作業を進めて
期待した成果を安定的に生み出す仕組みです。

ベテランが少なく若手や非正規社員で構成された職場も
多くなっていますので、仕事の標準化が大きな課題になっています。

標準化で得られる効果は

１．やるべきことが見える
　　指示しなくても成果のでる行動ができる

２．属人化の弊害を防ぐ
　　スター社員に依存しなくてもいい

３．新人を即戦力化できる
　　新人教育をコントロール短期間で一人前に

４．成長のロードマップ
　　仕事の学び・成長の道筋が「ある・見える」

５．俯瞰して役割を理解
　　仕事の全体を知って今の動きを考えられる

６．仕事への自信と業績安定
　　誰でも一定の成果を上げられる

７．情報を共有し議論できる
　　考える土台・情報があり改善提案が出せる

８．会社の成長に貢献できる
　　自ら考えて行動する文化が根付いていく

標準化の分かりやすい例としては

水道栓（蛇口）の止水方法（上げ下げ）がメーカーによって違っていました。
Ａ社は、レバーを下げると水が出て、上げると止まるのに対して、
Ｂ社は、はこれとは真逆でした。
これは社会的にリスクになりかねない事象とも言えます。
現在は、下げて止まるという方式が国際標準・国内標準化して統一されています。

このようなちょっとした違いは、仕事の現場にもあります。
同じ仕事をしていてもＡ係長の仕事のやり方とＢ係長のやり方が
少しづつ違うということがよくあります。

同じ係内で仕事をしているのであれば問題ありませんが、
移動があったり、組織を超えたプロジェクトの場合には
暗黙の「仕事のやり方」の違いが
　・意思疎通を困難にし
　・仕事の手戻り、二度手間
　・つまらないミス
などが発生します。

その都度、精神論でしっかりとか慎重にとか報・連・相と言っても
あまり意味がありません。
再発します。
そして、精神論の繰り返しです。

誰もが、仕事の現場で自分の１００％、１２０％で考え行動する
ことはできません。
時にはできても、常には無理です。

仕事の標準化は、精神的に無理をしなくても
一定の成果を上げ続ける仕事のやり方を　
　・環境つくり
　・ツールつくり
を土台に進めるモノです。

プレゼン資料作成でPowerPointを禁止する会社があるようです．．

それも大手企業で！なぜでしょうか？
どんな理由なの？これをテーマに考えました。

実は、ある本で「パワーポイントがダメな理由」この言葉を見つけたんです。

まずは、ネットで情報収集です。
潤沢な情報が、企画や提案の基礎です。

「パワーポイントがダメな理由」で検索すると..

たくさん出てきます。

●GIGAZINE
　「PowerPointを禁止するべき理由」をPowerPointで解説
　https://gigazine.net/news/20150528-ban-powerpoint/
　
●文春オンライン
　なぜアマゾンは社内プレゼンで「パワポ」の使用を禁止しているのか
　https://bunshun.jp/articles/-/15306
　
●東洋経済オンライン
　｢アマゾンの会議｣でパワポ資料がNGな理由
　ジェフ･ベゾスが気づいた｢箇条書き｣の盲点
　https://toyokeizai.net/articles/-/373229
　
●PRESIDENT　Online
　パワポで資料を作り出す人は必ず失敗する
　8割までは「手書き」で作り込もう
　https://president.jp/articles/-/24420?page=1
　
●ライブドアニュース
　パワーポイントは禁止にした方がいい！？
　https://news.livedoor.com/article/detail/11028237/
　
●citrus（シトラス）「カジュアルに知性をアップデート」
　パワーポイント使用を禁止する会社が増えている理由
　https://citrus-net.jp/article/387
　
●All About,
　パワーポイント使用を禁止する会社が増えている理由
　https://news.allabout.co.jp/articles/d/88444/

このＷＥＢページを理由となる言葉を拾い集めます。
具体的には、コピーしてメモ帳にペーストします。

そして、それらを整理すると以下のように３分類されます。

・スライドが簡素化され過ぎ
・簡単にプレゼン資料が作れるので手抜きの報告書
・「やっつけ仕事」での資料作成が可能（箇条書き資料は、作成が容易）
・箇条書きだと、行間を読むことによる、人による解釈の違いが生まれる
・会議後に、内容を事細かに思い出すことはできない
・会議に参加していない他者がその資料を見たときに、理解が出来ない
・全体の構成や論理を考えず、ひたすら箇条書きが連なっていくと分かりにくい
・対話や討論が行いづらいことによる「学習機会の損失」
・要点だけを箇条書きにして詳細は口頭だけ（後から見ても分からない）
・具体性がなく、何を提案したいのかよくわからない
・ヌケやモレも発生しがち
・スライドは一見わかりやすく思うが、簡素化され過ぎていたり、
　抽象化されていたりして、読み解くことに時間がかかったり、誤解を招いたりする。
・図表や箇条書きでまとめると、自分の思考を深めることにつながらない。
・同じく思考が深まらないので、対話や討論が行いづらい。
・「正確に伝わらない」・「思考の深化が図れない」・「論議しづらい」

・手の込んだ紙芝居のようなビジュアルに惑わされる
・みてくれに時間をかける（グラフなどを多用、アニメーションなど）
・「本質的でない細かい作業」に時間をかけてしまう（フォント、図表の美しさ）
・資料の見た目がキレイさで「デキる人の資料」を狙っている
・見た目をキレイにする作業に時間をかけすぎる
・「作成に時間がかかる（効率が悪い）」
・大げさなグラフィックやテキストが盛りだくさんの資料は見ていて疲れます
・演出の多い資料は、見映えはよいけど分かりにくいことが多い気がする
・出来上がったもんを第三者が見ると、中身がスカスカなんだよね
・資料の中身よりも見栄えを良くするためにアニメーションを入れろなどと要望され
　作業時間ばかりかかります

・作成途中で「やっぱり、こうしよう」と思ったときに、やり直しが大変
・パソコン上でのやり直しは、かなり時間がかかる
　それに比べれば、手書きでのやり直しは手間がかからない
・まずは作業効率。やっぱり作成に時間がかかる

これを考える材料としての出発点にします。

パワポで組立てを試しながら、だんだんと完成度の高い図解にしていきます。

手順は、ユーチューブにアップしています。
　【図解練習】
　　図解の「構造トレース」PowerPointを禁止するべき理由
　　https://youtu.be/UTfOGJzQGKo

今回は、表示した図解で、一応の完成としています。

まだ、改良の余地はありますが
これを出発点にして、人に見せ反応を確認し
半年後、１年後などに、時々眺めて修正を加えていきます。

するとだんだんと、新たな図解コンテンツが出来上がっていきます。

図解していて考えるに

パワポに責任はありません。
単なるツールなのに．．．

パワポに図解を入れれば内容は深化します。

それに、アニメーションやフォント・グラフににこだわらなければ
時間もかかりまん。

パワポを悪者にしないで欲しいと思います。

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手順は、ユーチューブにアップしています。
　【図解練習】
　　図解の「構造トレース」PowerPointを禁止するべき理由
https://youtu.be/UTfOGJzQGKo